Подтверждение по электронной почте: Примеры, Советы и Руководства

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение сделки;
• рассмотрении вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товаров, денег и так далее.

Другими словами, существует множество поводов для написания таких писем в повседневной практике коммерческих компаний.

Цель написания писем

Этот вопрос вполне логичен, учитывая современные средства коммуникации. Возможно решить любой вопрос по телефону, Skype или даже через социальные сети. Зачем же писать письмо?

Письменное сообщение имеет доказательную силу.

Иногда оно может использоваться как заявление о намерениях или акт о получении товара и прочее (при этом не заменяя такие документы, а дополняя их).

Такие письма также помогают установить деловые контакты, создать доверительную атмосферу между организациями, укрепить лояльность и подчеркнуть важность отношений с адресатом.

Особенности написания писем

Если вам нужно уведомить контрагента о подтверждении факта, рекомендуем ознакомиться с нашими советами и образцом документа.

Письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, поэтому его можно составить в любой форме или использовать шаблон вашей компании.

Такие письма можно писать от руки (хотя этот метод не так распространен в современном мире) или печатать на компьютере. Для письма подойдет обычный лист бумаги формата A4 или фирменный бланк компании (что придаст документу большую официальность).

При написании письма следует учитывать несколько важных моментов:

1. Все суммы денег указывать цифрами и словами;
2. Дата должна быть указана в формате «день-месяц-год»;
3. Упомяните документы с указанием даты и номера.

Если к письму прикладываются дополнительные материалы (фото, видео), их следует упомянуть в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно написано) и руководителем компании, а если ваша организация использует печатные изделия для удостоверения документов (печати или штампы), то их можно использовать.

Обычно делается только один экземпляр письма-подтверждения — оригинал, который регистрируется в журнале исходящих документов.

Как отправить письмо

Существует несколько способов отправки письма-подтверждения:

1. Надежный и простой способ — отправить письмо заказным письмом с уведомлением о вручении. Этот метод позволяет отправителю убедиться, что его письмо доставлено адресату, однако минусом является возможная задержка в доставке даже в пределах одного города.
2. Если письмо напечатано, его можно отправить по электронной почте (с запросом о подтверждении прочтения) или факсом.
3. Наиболее эффективным считается использование нескольких способов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Типы электронных подтверждений

Подтверждение заказа. Это письмо отправляется после того, как клиент оформил заказ на сайте. В нем содержится основная информация о заказе: номер заказа, перечень товаров, сумма оплаты, дата оформления. Также указывается контактная информация для связи с магазином.

В письме с подтверждением заказа часто предлагается кнопка для оплаты.

Подтверждение оплаты. Это следующее письмо после подтверждения заказа. Оно уведомляет клиента о успешной оплате. К письму может прилагаться квитанция.

Иногда в письме о подтверждении оплаты нет самой квитанции, но сообщается, что письмо является её электронным эквивалентом.

Подтверждение доставки. Это письмо получает клиент после подтверждения оплаты. Оно содержит информацию о дате доставки и адресе для самовывоза. При необходимости указывается номер для отслеживания посылки.

Письмо от ресторана с информацией о доставке и перечне заказанных товаров.

Подтверждение бронирования. Это сообщение отправляется после бронирования товара или услуги. Это могут быть билеты на авиа- или ЖД-поезд, туристический пакет или номер в отеле.

Письмо с подтверждением бронирования включает дату заезда и выезда, адрес отеля, а также ссылку на карту для быстрого маршрута от вокзала до отеля.

Подтверждение регистрации. Это письмо отправляется клиенту после регистрации и оставления контактных данных на сайте. Обычно в письме указывают логин и пароль. Также такие письма используются при регистрации на мероприятия, такие как вебинары.

Письмо от Avtoticket.com с важной регистрационной информацией для входа в личный кабинет.

Подтверждение подписки. Это письмо приходит после подписки на email-рассылку. Основной элемент — кнопка подтверждения email-адреса. Некоторые отправители указывают, какие именно рассылки будет получать подписчик.

Стандартное письмо подтверждения подписки на рассылку.

Подтверждение получения заявки. Это письмо отправляется после того, как клиент отправил запрос в службу поддержки. Часто используется государственными структурами в ответ на запросы граждан.

Важно не только подтвердить получение сообщения, но и уведомить о сроках ответа.

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо-подтверждение — это сообщение, которое подтверждает достижение ранее согласованных условий и выражает благодарность за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято оформлять любую сделку или её этап письменно, что является электронной версией «честного слова» в современных условиях.

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде является не только проявлением вежливости, но и официальным документом. В гражданско-правовых отношениях электронное подтверждение закрепляет в письменной форме достигнутые соглашения между сторонами.

Ситуации, когда пишут и отправляют подтверждение

Подтверждительное письмо имеет множество других функций и назначений.

• получение заказа / оплаты;
• подтверждение небольших изменений в ранее согласованных условиях, особенно в области услуг и туризма;
• согласование встречи (и удобное напоминание для приложений управления временем).

Главная цель любого письма-подтверждения заключается в достижении взаимного согласия по условиям сделки или соглашения. Обычно все детали уже упомянуты в предыдущей переписке по данному вопросу. Иметь все условия и нюансы в едином документе удобно, особенно при длительном обсуждении.

Письмо-подтверждение часто служит не только доказательством в спорах, но и способом устранения недопониманий по мелочам, таким как дата и время. Важность подтверждения трудно переоценить – оно фиксирует завершение долгого процесса, подтверждая готовность обеих сторон к окончательному шагу.

Правила написания письма-подтверждения

Использование фирменного логотипа обязательно для официального характера сообщения. Важными элементами также являются полные имена отправителя и получателя, их адреса и контактные данные.

В электронных сообщениях рекомендуется избегать излишеств и предпочитать простой текст. Возможно использование форматирования (полужирное, подчёркнутое, курсив), но без излишеств.

Приветственная часть

В начале письма целесообразно использовать «Уважаемый…», соответствующее английскому «Dear…». Лучше обращаться к человеку по имени, это создаёт более тёплую и искреннюю атмосферу, особенно если общение продолжается некоторое время.

В англоязычной переписке следует обращаться к малознакомой женщине с неизвестным семейным статусом как к Mrs. с большой буквы и точкой в конце.

Основная часть письма-подтверждения

Суть подтверждающего письма – в его лаконичности. Нет необходимости повторять все условия, достаточно подтвердить предыдущие соглашения и, при необходимости, уточнить детали, которые требуется выполнить.

Первое предложение должно начинаться с фраз типа:

• Хочу подтвердить…
• Это письмо подтверждает…
• Подтверждаю…

При необходимости можно напомнить о дополнительных обязательствах заказчика и запросить подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными подчеркивает возможность обращаться с любыми вопросами, что способствует уверенности заказчика. Указание телефонов и адресов для таких случаев считается важным маркетинговым шагом.

Финальные слова

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и так далее.

Приятно порадует вашего делового партнёра более теплое заключение, например, «Добрых вам выходных. Неделя была насыщенной, но с вами приятно общаться». Не стоит утомлять длинными высказываниями – достаточно намекнуть на «электронное рукопожатие» с лёгкой улыбкой.

После этой фразы обязательно укажите имя, фамилию и должность. Важнейший элемент корректного подтверждающего письма – контактные данные, даже если они уже известны вашему деловому партнёру.

Основные ошибки при написании писем

1. Помимо правил составления подтверждающего письма, рассмотрим основные ошибки, которые часто допускаются:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Можно использовать менее формальное обращение типа «Уважаемый Иван», но не «Серёжа».
3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Те, кто понимают тонкости, нередко улыбаются этой распространённой ошибке, но неискушённые часто не обращают на неё внимания.
4. Слишком длинные сообщения с избыточной вводной частью. Все условия уже обговорены – важно лишь их подтверждение.
5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное подтверждение следует сдобрить небольшим проявлением теплоты. Один восклицательный знак после слова «Спасибо!» может добавить душевности обычному письму. В конце концов, ваша работа почти завершена, и это важно как для вас, так и для партнёра.

Примеры подтверждающих писем

Универсальный шаблон для подтверждения

Этот шаблон идеален для различных ситуаций – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о завершении сделки. Лишние части можно удалить по желанию.

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Я подтверждаю, что условия, оговорённые в нашей переписке, остаются в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вам нужно _______________ до (дата).

Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, обращайтесь по телефонам: (телефон).
Прошу подтвердить ваше согласие с условиями ещё раз.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Особое внимание уделите важной детали вашего маршрута: менеджер запрашивает подтверждение времени прибытия туриста и номера рейса. Хороший ход – попросить сохранить ваш номер «на всякий случай». Таким образом, турист будет чувствовать себя увереннее в неизвестном городе.

Я подтверждаю, что ваш туристический маршрут полностью забронирован в соответствии с нашей перепиской. Встреча запланирована в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Вас встретит водитель и доставит в гостиницу, далее – согласно программе.

В случае каких-либо вопросов не стесняйтесь звонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой контакт. Хотя ваша встреча и все остальные услуги подтверждены, обращайтесь ко мне при необходимости.

Желаю вам приятного путешествия, а наши сотрудники сделают всё возможное, чтобы оно прошло комфортно.

Пожалуйста, подтвердите информацию о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример подтверждения встречи по деловому поводу

Ниже приведено краткое письмо, подтверждающее назначенную деловую встречу:

Я с нетерпением жду нашей встречи, которая запланирована на (дата). Время встречи — (время). Место встречи — (адрес). Я буду в вашем офисе, чтобы обсудить (цель встречи). Благодарю за предоставленную возможность.

Если вам нужно перенести встречу, пожалуйста, дайте знать по электронной почте или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО
Должность
Компания

Содержание

Плюсы использования письма-подтверждения

• Попадают во «Входящие»
• Высокий CTR
• Позволяют использовать апселл
• Ждут получателем
• Инициируются клиентами

Email-рассылка является одним из самых эффективных инструментов для увеличения конверсии. ROI этого маркетингового канала достигает 3800%, что делает каждый вложенный доллар очень выгодным. Письмо-подтверждение, хотя и занимает особое место среди других видов email-рассылок, имеет множество преимуществ. Рассмотрим их подробнее.

• Письмо-подтверждение часто попадает в папку «Входящие» получателей.
• Высокий CTR обеспечивает высокий процент кликабельности благодаря полезной информации для пользователей.
• Апселл позволяет предложить клиентам дополнительные услуги или товары, что способствует увеличению продаж.
• Клиенты ожидают писем-подтверждений, так как они желают получить важную информацию, например, о статусе заказа, что приводит к высокому открытию писем в 8 раз больше.
• Письма-подтверждения позволяют узнать больше о предпочтениях клиентов.

Советы по созданию эффективного письма-подтверждения

1. Удивите клиентов своей оригинальностью.
2. Делайте письмо-подтверждение коротким и информативным.
3. Будьте оригинальны в оформлении.
4. Сделайте рассылку удобной для мобильных устройств.
5. Используйте яркие Call-to-Action.

Вот несколько простых, но важных советов. Экспериментируйте и проводите A/B тестирование, чтобы выяснить, какие элементы наиболее эффективны.

Как отправить письмо-подтверждение с помощью SendPulse?

Это зависит от типа письма-подтверждения. Например, письмо с подтверждением подписки SendPulse автоматически отправляется на втором этапе двухэтапной подписки. Для писем с подтверждением заказа, оплаты или регистрации используйте Automation 360 и установите соответствующий триггер для запуска рассылки.

Как написать эффективное письмо-подтверждение?

Для успешного завершения вашего заказа необходимо подтвердить его через письмо-подтверждение. Это важный шаг, который гарантирует надежность и безопасность вашей покупки.

Чтобы завершить процесс, пожалуйста, нажмите на кнопку ниже:

Подтвердить заказ

Как создать письмо-подтверждение покупки?

Для создания письма-подтверждения покупки необходимо настроить событие в SendPulse и вставить сгенерированный код на страницу оплаты вашего сайта. После этого система автоматически отправит письмо, уведомляющее о подтверждении покупки.