Пример заполнения заявки на канцелярские товары

Заявка на закупку канцтоваров – это официальный документ, который используется предприятием для приобретения необходимых канцелярских принадлежностей у поставщика. В данной статье мы рассмотрим виды таких заявок и основные правила их составления.

Важно! Этот документ доступен для скачивания на КонсультантПлюс.

Внутренняя заявка

На практике существуют два основных типа заявок на закупку канцтоваров: внутренняя и внешняя. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них. Внутренняя заявка представляет собой документ, который инициируется сотрудником и направляется директору предприятия. Обычно это руководитель отдела, который обнаружил необходимость в дополнительных канцелярских материалах.

В крупных компаниях функционирует отдел снабжения, ответственный за рассмотрение внутренних заявок и обеспечение всей компании необходимыми принадлежностями. Если такой отдел существует, заявка направляется его руководителю. В случае его отсутствия документ адресуется генеральному директору.

Внешняя заявка

Внешняя заявка представляет собой запрос к поставщику, с которым заключён договор на поставку канцелярских товаров. Согласно условиям договора, определяется порядок и уведомление поставщика о необходимости поставки. После получения документа представитель компании связывается с контрагентом для обсуждения деталей заказа.

Устная или письменная

Заявка не имеет унифицированной формы и может быть устно или письменно составлена в зависимости от условий договора между сторонами. Если форма не определена договором, применяются общие нормы гражданского кодекса Российской Федерации, позволяющие использовать любую форму. Мы рекомендуем отдавать предпочтение письменному варианту, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Как отправить

Для отправки письменной заявки существует несколько способов:

• личная передача представителю отдела снабжения, контрагенту или директору;
• факс;
• электронная почта;
• почтовое отправление с уведомлением о вручении (для внешних заявок).

Для внутренних заявок достаточно устного запроса или отправки по электронной почте. В случае внешней заявки предпочтительнее всего использовать почтовое отправление с уведомлением о вручении для документального подтверждения.

Кто составляет

Внешнюю заявку должен составлять сотрудник, знакомый с процедурой документооборота и имеющий опыт работы с официальными документами. Это может быть секретарь, юрист, логист или сотрудник отдела снабжения.

Любой, кто занимается составлением заявки, должен заверить её подписью уполномоченного лица: генерального директора, главного бухгалтера или руководителя структурного подразделения. Их полномочия подтверждаются уставом компании или специальной доверенностью.

Текст официального документа должен включать следующие аспекты:

• чёткий запрос на закупку и предоставление канцелярских товаров;
• сроки поставки;
• список необходимых предметов и их количество;
• подпись уполномоченного лица;
• разъяснение подписи.

В случае внутренней заявки также имеет смысл указать причины обращения, если это было сделано до ожидаемого срока. Канцелярские принадлежности относятся к недорогим и быстрозатратным товарам. Чтобы оформить новую партию, бухгалтерия должна будет списать израсходованные материалы.

Заявку можно составить как вручную с использованием синей или чёрной шариковой ручки, так и на компьютере. Это не влияет на правовую силу документа. Обычно заявка составляется в единственном экземпляре.

Правильное оформление внешней заявки

Прежде всего, заявка является приложением к договору поставки, на который делается ссылка. Указывается дата и место составления. В основной части просим контрагента выполнить свои обязательства по договору, указывается список товаров для закупки на основе прайс-листа.

Пример оформления внешней заявки

Для внутренней заявки нужно указать получателя и отправителя. Указываем ФИО и должность адресата в дательном падеже. Также указываем ФИО и должность составителя заявки в родительном падеже. Далее в документе просим произвести закупку канцелярии и снабдить ею отдел, прилагая полный список необходимых предметов. После согласования с бухгалтерией и директором предметы будут доставлены.

Пример оформления внутренней заявки

Оба варианта заявки подписываются составителем с расшифровкой (фамилия и инициалы). После отправки документа остаётся лишь дождаться ответной реакции. В случае её отсутствия может потребоваться обращение в суд или к руководству (для внутренней заявки).

Скачать документы:

• Бланк внутренней заявки на закупку канцтоваров
• Образец внутренней заявки на закупку канцтоваров
• Бланк внешней заявки на закупку канцтоваров
• Образец внешней заявки на закупку канцтоваров

Пример заполнения заявки на канцелярские товары

Каждый офис нуждается в использовании канцелярских товаров для эффективной работы сотрудников. Для этого ежемесячно составляется специальная заявка, которая не имеет обязательного шаблона, установленного законодательством, и может разрабатываться каждым предприятием индивидуально.

Что включает канцелярские товары

Все эти товары можно разделить на две категории: расходные материалы и предметы длительного использования. Предметы первой категории могут истощаться с течением времени, в то время как вторые могут изнашиваться или ломаться. Вот некоторые из них:

• ручки и карандаши;
• бумажные материалы;
• ластики.

Список предметов второй категории включает:

• линейки;
• дыроколы;
• папки;
• подставки.
• В 1993 году Госстандарт России утвердил перечень в соответствии с Постановлением №17. В 2014 году был разработан классификатор товаров ОКПД2 в связи с экономической деятельностью.

Разновидности заявок на канцелярию

Формы заполнения заявок могут различаться в зависимости от типа документа. Например, различают внутренние и внешние документы.

Внутренние заявки бывают двух видов:

• на приобретение товаров для офиса;
• на выдачу со склада.

Обычно подается внутренняя заявка. Однако, если необходимых товаров нет или их ассортимент ограничен, составляется служебная записка с запросом на закупку продукции. Этот документ дополняется таблицей с перечнем необходимых предметов.

Особенности внешних и внутренних заявок

Внешняя заявка направлена поставщику товаров. В случае наличия товаров на складе нет необходимости оформлять внешнюю заявку, можно обойтись внутренней. Форма их оформления идентична.

На предприятии формированием заявок занимается ответственное лицо, иногда проводится ревизия для учета общей потребности в материалах. Затем составляется заявка, которая направляется руководству предприятия.

Независимо от типа заявки, в ее составлении следует соблюдать ряд требований:

1. Оформление может осуществляться с использованием фирменного бланка или без него.
2. Таблица с перечнем товаров должна содержать название, количество (шт.), единицы измерения и при необходимости артикул товара.
3. В документе обязательно указывается информация о руководителе.

В некоторых компаниях составляется служебная записка, которая отличается от обычной заявки, но имеет аналогичную форму. Иногда она представляет собой приложение к основному документу с перечнем товаров.

Основные требования к оформлению

Если образец документа отсутствует, служебную записку можно составить самостоятельно, при соблюдении следующих реквизитов:

1. Справа сверху указывается должность и ФИО получателя документа.
2. Ниже указывается информация о составителе документа.
3. По центру располагается название.
4. Указывается цель составления записки: «на закупку материалов», «на получение материалов со склада».
5. Прописывается просьба о предоставлении товаров.
6. В нижней части указывается номер и дата регистрации записки.
7. Подпись и расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица.

Таблица с перечнем товаров может быть включена в основной документ или представлена в виде отдельного приложения.

Заявка на канцелярию в локальной форме Скачать документ

Образец служебной записки на канцелярию Скачать документ

Образец служебной записки для закупки

Пример этого документа аналогичен.

• Вверху справа указаны адресат и отправитель документа.
• По центру расположено название документа, дата составления и его номер.
• Далее идет таблица с перечнем товарных позиций и их количеством.
• Внизу на одной строке указаны должность заявителя, его подпись, фамилия и инициалы.

Иногда может потребоваться включение дополнительной информации.

Форма заявки на получение канцелярских товаров со склада

Этот документ представлен также в табличной форме, включающей наименования необходимых предметов и точное количество каждого из них. Обычно заявки составляются с использованием компьютера и затем печатаются.

Отличие данного документа от предыдущего заключается в том, что внизу указываются подписи как заявителя, так и руководителя предприятия, которое предоставляет канцелярию.

Регламент по канцелярским товарам для офиса

Законодательно установлены не только перечень необходимых канцелярских товаров для офиса (согласно Постановлению Госкомстата РФ №17), но и нормы их расходования.

Знание этих норм помогает обеспечить сотрудников офиса необходимыми канцелярскими товарами и предотвратить их необоснованное использование.

Нормы расходования

Эти нормы зависят от нескольких факторов:

• размера предприятия и численности его сотрудников (чем больше, тем больше потребность в канцелярских товарах);
• направления деятельности организации;
• качества приобретаемых канцелярских товаров.

Наиболее часто требуются бумага для принтера, ручки, блокноты, скрепки, корректоры, папки (необходимы специалистам по кадрам, бухгалтерам и сотрудникам экономических отделов), клей. Реже используются нитки, степлеры для сшивки документов.

Нормы потребления

Они устанавливаются для каждого предприятия индивидуально. Существуют также усредненные нормативы, установленные на уровне законодательства. Знание этих норм позволяет предприятию планировать бюджет и регулировать расходы в этой сфере. Для этого рекомендуется руководствоваться Приказом Росфинмониторинга №146 от 18 мая 2015 года.

Таким образом, не существует унифицированной формы заявки, но есть ряд реквизитов, которые целесообразно включать в ее состав.

Подробная инструкция по составлению заявки на закупку представлена выше.

Бланк заявки на канцелярские товары — Шаблоны Excel XLS

Pikbest предлагает привлекательные шаблоны бланков заявок на канцелярские товары в формате XLS для бесплатного скачивания. Это изображение относится к категории Шаблоны Excel, сценарий использования — номер 113365, формат файла — XLS, размер изображения — 1920×1080 пикселей. Pikbest предлагает бесплатное скачивание привлекательных графических изображений без необходимости уплаты роялти, включая PSD-шаблоны, PNG-изображения с прозрачным фоном и векторные фоны. Вы можете скачать исходный файл, а также изменять и редактировать изображения и шрифты в файле, используя его в коммерческих целях.

• Авторство не требуется.
• Для личного и коммерческого использования.
• Поддержка нескольких сценариев и приоритетов.
• Дополнительная информация доступна на сайте Pikbest.

Код товара:	113365
Формат:	XLS
Масштаб продукта (px):	1920 x 1080
Размер исходного файла:	0.01M
Дата загрузки:	28 апреля 2017 года

Информация о правах на авторские материалы

Изображение справа: Изображения и шрифты предоставлены исключительно для ознакомления

Вы можете встраивать данное изображение на свой сайт или блог!

Текстовая ссылка на эту страницу:

Небольшое изображение для вашего сайта или блога:

&ltimg src=»/wp-content/images/13/blank-zayavki-kantselyarskie-3fa245.jpg» alt=»бланк заявки на канцелярские товары»>

Изображение среднего размера для вашего сайта или блога:

&ltimg src=»/wp-content/images/13/blank-zayavki-kantselyarskie-3fa245.jpg» alt=»бланк заявки на канцелярские товары»>

2191
shares

Share
Now !

регистрационная форма заявки на канцелярские товары формат: xls категория: Шаблоны Excel Разработано: Manggo

Форма заявки на закупку канцелярских товаров формат: категория: Шаблоны Excel Разработано: SLIDESDOCS

Форма статистики для заявки на покупку канцелярских товаров формат: категория: Шаблоны Excel Разработано: SLIDESDOCS

«Оптимизируйте свой запрос на канцелярские товары с помощью нашей простой формы заявки» формат: категория: Шаблоны Excel Разработано: SLIDESDOCS

«Оптимизация заказов на закупку: оптимизируйте закупку канцелярских товаров с помощью формы заявки» формат: категория: Шаблоны Excel Разработано: SLIDESDOCS

«Упростите закупку канцелярских товаров с помощью нашей формы заявки на покупку» формат: категория: Шаблоны Excel Разработано: SLIDESDOCS

Форма заявки на канцелярские товары Заявка на закупку Шаблон Excel формат: xls категория: Шаблоны Excel Разработано: 游

форма заявки на канцелярские товары одобрение покупки формат: категория: Шаблоны Excel Разработано: 紫云绕月

выберите тип ошибки, которую вы нашли

Pikbest License (Brief Edition)

Pikbest предоставляет Пользователю право на скачивание, использование и изменение контента Pikbest в невыключаемом, неисключительном порядке на мировой основе на срок действия соответствующих прав, согласно применимой лицензии и настоящему документу.
Условия использования Pikbest варьируются в зависимости от типа пользователя.
→Вы не можете перепродавать, распространять, предоставлять доступ, делиться или передавать контент Pikbest.
→Вы не можете использовать контент из Pikbest в печатных или электронных изделиях, предназначенных для последующей продажи.
→Вы не можете использовать контент из Pikbest (полностью или частично) в любых товарных знаках, логотипах или их частях. Вы не можете претендовать на права товарного знака или знака обслуживания на элемент в конечном продукте, созданном с использованием этого элемента.
→Вы можете использовать элемент только в законных целях.
→Вы не можете представлять, что контент создан или принадлежит вам или кому-то, кроме держателя авторских прав на контент Pikbest.
→Вы не можете использовать контент «Только для ознакомления» в любых целях, связанных с рекламой, маркетингом или коммерциализацией любого продукта или услуги.
Для получения полной версии Лицензионного соглашения Pikbest нажмите здесь, чтобы перейти на страницу Лицензии Pikbest. По любым дополнительным вопросам, касающимся Лицензионного соглашения Pikbest, не стесняйтесь писать на [email protected].

Желаете избежать указания авторства?

как атрибутировать

Создание уникального контента требует значительных временных и трудовых затрат, однако нам необходима от вас ссылка на атрибуцию. Пожалуйста, выберите место размещения ресурса:

Например, веб-сайты, социальные сети, блоги, электронные книги, информационные бюллетени и другие.

Скопируйте эту ссылку и разместите её рядом с использованием ресурса. В случае невозможности, поместите её в нижний колонтитул вашего веб-сайта, блога или информационного бюллетеня или в раздел кредитов.

Например: книги, одежда, листовки, плакаты, приглашения, реклама и другие.

Разместите строку атрибуции рядом с использованием ресурса. Если это невозможно, поместите её в раздел кредитов. Например: «изображение: pikbest.com». Эта обложка была создана с использованием ресурсов pikbest.com

Онлайн-платформы для видео (Youtube, Vimeo и др.)

Вставьте эту ссылку в соответствующее место описания видео.

Приложения, игры, настольные приложения и т.д.

Вставьте эту ссылку на веб-сайт, где доступно скачивание вашего приложения, или в раздел описания платформы или маркетплейса, который вы используете.

Не хотите указывать авторство?

Приобретите премиум-аккаунт и получите доступ к более чем 1,743,900 дизайнам без обязательного указания авторства.

Как написать заявку на канцтовары? Правила и образец оформления заявки на канцелярские товары

Коммерческие компании и госучреждения регулярно нуждаются в пополнении запасов канцтоваров. Чтобы упростить процесс закупки, начинающему офис-менеджеру или снабженцу необходимо знать, как правильно оформить документацию. Заявка на закупку канцтоваров пишется по определенному образцу. Как грамотно оформить бумаги, и какие бывают документы по закупкам, читайте в этом материале.

Виды заявок на канцтовары: отличия внешней и внутренней заявки

В зависимости от формы документооборота различают два вида заявок:

• • Внешняя. Это перечень необходимых товаров, который отправляется поставщику. Как правило, пишется в форме, установленной в договоре сотрудничества.
• • Внутренняя. Также представляет собой список канцтоваров, но используется внутри компании. Передается от каждого структурного подразделения в отдел снабжения компании.

Перед составлением документа по закупке, нужно узнать у сотрудников, в каких товарах они испытывают потребность. Внешняя заявка на имя поставщика заполняется, когда на складах компании отсутствуют требуемые канцелярские принадлежности.

Как оформить внутреннюю заявку на канцтовары в офисе?

Законодательно закрепленной и единой для всех организаций формы заявки на канцтовары нет. Поскольку суть этого документа для всех компаний одна – это заказ определенных товаров для сотрудников у отдела снабжения, – то составляются они примерно одинаково. В зависимости от характера операций различают два вида внутренних заявок:

• ✓ на приобретение канцтоваров;
• ✓ на выдачу канцелярских принадлежностей со склада.

Порядок оформления документа прост: сначала проводится ревизия остатков расходных материалов и канцтоваров, затем составляется полный перечень необходимого. Организация может иметь специальный бланк заявки канцтоваров с логотипом и реквизитами компании. Несмотря на то, что документ составляется в свободной форме, есть несколько общих правил:

• ✓ В шапке документа обязательно необходимо прописать ФИО руководителя подразделения, которое нуждается в канцтоварах, а также ФИО специалиста по закупкам;
• ✓ Перечень товаров оформляется в таблице со следующими столбцами – наименование товара, количество (с единицами измерения – штуки, упаковки и т.д.), артикул, цена.
• ✓ В правом верхнем углу указывается получатель записки (обычно это руководитель отдела снабжения) и отправитель (кто направляет записку);
• ✓ В центре страницы располагается название документа (Официальная записка о закупке канцелярских товаров);
• ✓ Дата и номер записки;
• ✓ Основной текст документа с просьбой;
• ✓ Подпись составителя и ее расшифровка.

Список канцелярских товаров для офиса может быть приложен в отдельном документе или представлен в теле записки.

Закупка канцелярских товаров для офиса: рекомендации по составлению внешней заявки на покупку канцелярских товаров

Обычно закупка канцелярских принадлежностей и бумаги проводится на основании тендеров. Компании часто сотрудничают с поставщиками постоянно, поэтому имеют установленный образец заявки на приобретение канцелярских товаров для офиса. Тем не менее существуют общие требования к содержанию внешних заявок:

• ✓ В заголовке документа указывается обоснование необходимости закупки (для хозяйственных или управленческих нужд, в случае поломки или израсходования);
• ✓ В этой части указывается ФИО составителя и название его отдела;
• ✓ В основной части документа составляется таблица с техническим описанием товара (например, блокноты формата А5 с мягкой обложкой, 100 листов), либо указывается конкретная марка (например, блокноты Brauberg A5 – 20 шт.);
• ✓ В нижней части заявки ставится подпись составителя с расшифровкой подписи и дата составления заявки.

Этот документ должен быть написан ясно и четко, чтобы избежать ошибок в процессе поставки. Ознакомьтесь с образцом, чтобы правильно составить заявку на канцелярские товары.