04.02.2021 распечатать С 1 января 2021 года пособия выплачиваются напрямую за счет ФСС. Тем не менее, это не освобождает работодателей от обязанностей, связанных с их назначением и выплатой. Работодатели обязаны готовить и направлять в Фонд необходимые для выплаты пособий документы.
Необходимость подачи сведений в ФСС для назначения и выплаты пособия
Для выплаты пособия работнику организация с численностью более 25 человек должна направить в ФСС сведения в форме электронного реестра. Если численность сотрудников меньше, опись можно подать на бумаге. Сделать это необходимо в течение 5-ти дней после того, как сотрудник предоставил больничный лист. Форма реестров и порядок их заполнения утверждены приказом ФСС от 24.11.2017 № 578. Кроме того, для назначения пособия потребуется заявление от работника, которое должно быть оформлено по установленной форме приказом ФСС от 24.11.2017 № 578. Подача заявления в свободной форме не допускается и считается ошибкой.
Типичные ошибки организаций при подаче сведений в ФСС
ФСС обращает внимание, что при заполнении документов работодатели часто допускают типичные ошибки. Например, они не сверяют банковский счет работника, указанный в его заявлении, с реквизитами, передаваемыми в электронном реестре сведений. Это может привести к тому, что деньги будут зачислены на другую карту. Некоторые пособия, такие как пособие по уходу за ребенком, могут быть переведены только на карту «Мир». Подача реестра с ошибками или после установленного 5-дневного срока также является ошибкой, за которую предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ.
Если вы не представите в ФСС документы для назначения пособий, сдадите их в неполном объеме или с ошибками, ответственному за это лицу в вашей организации грозит штраф от 300 до 500 рублей.
Кроме того, при подаче реестров сведений не нужно указывать среднедневной заработок, достаточно указания среднего заработка за расчетный период.
Как работодателю отслеживать прохождение электронного реестра в ФСС
Для выплаты пособий ФСС выделяет 10 календарных дней. Если выплаты задерживаются, а заявление установленного образца и документы работник уже предоставил в организацию, ФСС рекомендует сначала уточнить у работодателей, отправили ли они реестры сведений в ФСС. Возможно, организация направила неполный комплект документов, и в таком случае ФСС уведомляет об этом работодателя. Если реестр был направлен в электронной форме, уведомление также будет отправлено по ТКС. Работодатель обязан подтвердить получение уведомления в течение 1 рабочего дня. При отсутствии подтверждения в течение 3 рабочих дней ФСС направит уведомление заказным письмом. Однако, работодатель может проверить статус рассмотрения своих документов без ожидания уведомления. Текущее состояние загруженных реестров, включая перечень ошибок, можно отслеживать на шлюзе приема документов в меню «Сведения о переданных документах». Для этого нужно ввести свой регистрационный номер в ФСС и даты периода, за который хотите просмотреть загруженные документы. Также уведомления и ошибки можно отслеживать в личном кабинете страхователя. Это позволит ускорить исправление ошибок и назначение пособия работнику.
Прямые выплаты пособий из ФСС: ответы на часто задаваемые вопросы
С 1 января 2021 года на выплаты пособий напрямую из ФСС перешли Москва, Санкт-Петербург, Московская, Свердловская и Челябинская области, ХМАО, Краснодарский и Пермский края. Как следует поступать работодателям, каким образом отправлять документы в Фонд социального страхования, и как изменится расчёт больничных листов — ответы на эти и другие популярные вопросы подготовлены для вас.
- Что подразумевается под прямыми выплатами
- Какие пособия выплачивает работодатель
- Как работник может получить деньги за больничный
- Изменится ли расчёт пособий при прямых выплатах
- Как передавать информацию в ФСС для назначения и выплаты пособий
- Как действовать при прямых выплатах ФСС
- Где хранить оригиналы больничных — у работодателя или в ФСС
- Как получать выплаты по уходу за ребёнком с 01.01.2021
- Что делать, если больничный лист открыт в 2020, а закрыт — в 2021 году
- Кто удерживает и перечисляет НДФЛ с больничного
- Как получить справку 2-НДФЛ в ФСС
- Как проверить, оплачен ли больничный лист
Вся кадровая отчётность будет в порядке
Пока вы сосредотачиваетесь на развитии бизнеса, мы позаботимся о расчёте зарплаты, отпускных, больничных и подготовке документов на оплату труда.
Что такое прямые выплаты
Это система выплат, при которой застрахованные лица (работники) получают почти все пособия непосредственно из ФСС. Работодатели выступают в качестве посредников — передают в соцстрах документы для назначения и расчёта пособий.
ФСС выплачивает напрямую работникам:
- больничный при заболевании или травме, начиная с 4-го дня нетрудоспособности;
- больничный в связи с несчастным случаем на производстве и (или) профзаболеванием;
- пособие по беременности и родам;
- единовременное пособие женщинам при постановке на учёт в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребёнка;
- ежемесячное пособие по уходу за ребёнком;
- дополнительный отпуск работнику, пострадавшему на производстве (сверх ежегодного оплачиваемого).
С 2021 года прямые выплаты действуют по всей России, зачётную систему отменили для всех. Например, если вы полностью оплатите работнику больничный лист, то не сможете возместить такие расходы в соцстрахе и уменьшить на них начисленные страховые взносы.
Какие пособия выплачивает работодатель
Организации и ИП продолжают начислять и выплачивать за свой счёт:
- первые 3 дня больничного при заболевании или травме работника;
- пособие на погребение;
- 4 дополнительных выходных дня для ухода за детьми-инвалидами.
Как и раньше, работодатели могут компенсировать свои расходы по выплаченным пособиям на погребение и дополнительным выходным дням. Для этого нужно обратиться в ФСС с заявлением и подтверждающими документами. В течение 10 рабочих дней соцстрах примет решение о возмещении расходов страхователю. Затем ещё в течение двух рабочих дней перечислит деньги на расчётный счёт работодателя.
Оплату больничного за первые три дня ФСС не возмещает.
Как работнику получить деньги за больничный
Работник передаёт листок нетрудоспособности своему работодателю. Если оформлен электронный больничный — сообщает его номер. В зависимости от ситуации, от работника могут потребоваться справки с других мест работы, реквизиты для перечисления денег и т.д.
Передать листок нетрудоспособности нужно не позднее шести месяцев с даты его закрытия. Если проп
В первые три дня болезни пособие обязан рассчитать работодатель, у которого есть 10 календарных дней на выполнение этой задачи. Оплата этой части больничного производится в ближайший день выплаты зарплаты (включая аванс) после расчета пособия.
Оставшиеся дни больничного оплачиваются из средств соцстраха после того, как:
- Работодатель отправит необходимые документы в ФСС для расчета пособия — не позднее 5 календарных дней с момента их получения от работника.
- Соцстрах проверит документы и примет решение о назначении пособия в течение 10 дней.
Деньги будут перечислены работнику на указанные им реквизиты. Это может быть банковский счет (не обязательно зарплатный), карта «Мир» или адрес для почтового перевода.
С 1 июля 2021 года пособия, связанные с материнством, можно получать только на карты платёжной системы «Мир».
Изменяется ли расчет пособий при прямых выплатах
Порядок расчета больничных с переходом на прямые выплаты не изменился.
Однако с 1 января 2021 года установлен новый МРОТ — 12 792 рубля, что увеличило минимальные размеры пособий.
Как и в 2020 году, больничный за полный месяц нетрудоспособности не может быть ниже федерального МРОТ, независимо от страхового стажа и фактического заработка работника.
При расчете пособия за первые 3 дня болезни:
- Рассчитайте пособие с учётом страхового стажа работника в обычном порядке.
- Рассчитайте пособие исходя из нового МРОТ с учётом районного коэффициента.
- Сравните результаты расчетов, выберите наибольшее значение и умножьте на 3 дня нетрудоспособности.
Размер МРОТ определяется на дату открытия листка нетрудоспособности.
Как правильно рассчитать зарплаты и пособия с первого раза?
Обучим за 10 минут рассчитывать любые выплаты быстро и без ошибок.
Проверка больничного листа работодателем
Если сотрудник предоставил больничный, работодатель обязан выплатить ему положенную сумму за период отсутствия на работе, но только в случае подлинности документа. Рассмотрим, как проверить подлинность больничного листа работника, чтобы не ошибиться при принятии решения о выплате.
Кто заполняет больничный лист
Больничный лист (БЛ) — это основной первичный документ для выплат по нетрудоспособности.
На основании БЛ работодатель рассчитывает полагающуюся сотруднику сумму и получает возмещение затрат за счет средств ФСС.
Особенностью БЛ является то, что бухгалтер не может полностью контролировать процесс его оформления. Первую часть документа заполняет врач, после чего БЛ передается в организацию, где работает заболевший сотрудник.
Сумму выплаты за период нетрудоспособности работодатель определяет на основании данных медицинского учреждения.
Но не стоит торопиться с расчетом. Перед начислением ответственный работодатель должен проверить больничный лист на подлинность. Рассмотрим, как это сделать.
Как проверить больничный лист
Проверка больничного листа включает следующие этапы.
Во-первых, необходимо «пробить» номер документа. На сайте ФСС РФ размещен список недействительных бланков в формате Excel. Следует скачать файл и с помощью функции «поиск» проверить, нет ли вашего документа среди украденных или утерянных бланков.
Информация на портале ФСС обновляется раз в месяц, поэтому отсутствие номера документа в списке не дает полной гарантии его подлинности.
Поэтому при наличии сомнений лучше проверить больничный по номеру, позвонив в местное отделение ФСС РФ.
Если номер больничного листа не вызывает подозрений, следует проверить внешний вид бланка документа по следующим признакам:
- Цвет. Настоящий бланк имеет голубой цвет, причем края темнее с фиолетовым оттенком, а центр светлее. Ячейки для заполнения должны быть с желтоватым оттенком. В поддельном документе ячейки могут быть белыми.
- Фактура бумаги должна напоминать ту, что используется для изготовления банкнот, и при встряхивании издавать шелест, похожий на шелест денежных купюр. Поддельные бланки обычно изготавливаются из более тонкой бумаги, напоминающей обычную.
- Номер должен быть напечатан типографским способом и ощущаться выпуклым на ощупь.
- На поверхности листа должны присутствовать защитные волокна: хорошо видимые синие и менее заметные розовые и светло-зеленые.
- Под подписями врача, руководителя и главного бухгалтера должен быть микротекст «листок нетрудоспособности», различимый с помощью лупы.
- На просвет должны быть видны водяные знаки (логотип ФСС РФ).
- Отсутствие двухмерного штрихкода в левом верхнем углу бланка не является признаком подделки. Такой штрихкод появляется только если в медицинском учреждении установлено специальное программное обеспечение для заполнения больничных листов.
Если подлинность бланка не вызывает сомнений, следует проверить заполненную врачом часть. Название медицинского учреждения должно соответствовать оттиску печати, а фамилия работника — паспортным данным, имеющимся у работодателя.
Полезно провести онлайн-проверку, то есть найти сайт медицинской организации и сверить его название, адрес и ФИО врача с информацией на больничном. В случае сомнений лучше позвонить в поликлинику и уточнить информацию по спорному документу.
Многие медицинские учреждения не предоставляют такие сведения по телефону. Поэтому, чтобы проверить статус больничного листа, иногда приходится направлять письменный запрос, что существенно удлиняет процесс.
Однако, если врач указал организацию-работодателя со слов сотрудника не совсем точно, такой больничный лист можно принять. Если работодатель в своей части документа укажет правильное наименование и регистрационный номер в ФСС РФ, этого будет достаточно для его идентификации.
Следует отметить, что самостоятельная проверка подлинности больничного листа не гарантирует 100% защиту от подделок. Обычные работники бухгалтерии вряд ли являются специалистами по выявлению фальшивок, поэтому ошибки возможны.
Поэтому чиновники рекомендуют в спорных случаях направлять запрос в отделение фонда с приложением оригинала больничного листа (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).
Что делать, если обнаружена подделка
Если проверка больничных листов у работодателя выявила подделку, то пособие назначать, естественно, не нужно.
Если же подделку обнаружили поздно и перечисление уже прошло, то зачесть или возместить расходы за счет средств ФСС РФ нельзя (подп. 3 п. 1 ст. 11 закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах…»).
В этом случае работодатель может, проверив оплату больничного, взыскать неправомерно полученные средства с сотрудника при следующих выплатах.
Вычет возможен в пределах 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если же сотрудник уволился, не выплатив положенную сумму, то остаток можно взыскать через суд.
Однако ситуация с фальшивым больничным листом не ограничивается только расчетами между работодателем и сотрудником. Незаконное получение пособия является уголовным преступлением (ст. 159.2 УК РФ). Если будет доказано, что работник участвовал в изготовлении подделки, то он может быть привлечен и по ст. 327 УК РФ за подделку документов.
При отсутствии отягчающих обстоятельств максимальные санкции по этим статьям включают штраф до 120 тыс. руб. или лишение свободы на срок до 2 лет.
Рассматриваемые действия, связанные с подделкой больничного листа, не относятся к тяжким преступлениям, и закон не предусматривает наказание за их сокрытие. Поэтому работодатель может самостоятельно решать, ограничиться ли лишь дисциплинарным взысканием или обратиться в полицию.
Однако, если фальшивку выявляют специалисты ФСС РФ, то, скорее всего, эта информация будет передана в правоохранительные органы.
Больничный лист успешно прошел проверку — что дальше?
Если больничный лист подлинный и сотрудник получил законное пособие, работодатель далее взаимодействует с ФСС РФ. В случае, если заболевших сотрудников мало, суммы пособий просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.
Иногда выплаченные пособия превышают размер страховых платежей. Тогда работодатель имеет право на возмещение средств за счет ФСС РФ.
Чиновники часто затрудняют процесс возмещения, используя «технические» придирки, затягивание сроков и т.д. Часто после длительного и сложного процесса в возврате средств отказывают. Бухгалтеры часто не хотят тратить силы и нервы на оспаривание решений чиновников. В результате средства компании «зависают» в фонде на неопределенный срок, а руководство может даже не подозревать об этом.
Клиенты 1C-Wiseadvice избавлены от этих проблем.
Всю работу по возмещению средств из ФСС мы берем на себя. Наши специалисты отлично знают требования закона и внутренние регламенты подразделений фонда в различных регионах. Мы имеем богатый опыт в преодолении бюрократических препятствий, поэтому все средства, которые должны вернуться к вам по закону, будут возвращены.
Все больше бизнесменов доверяют нам эту работу, и мы их не подводим: с 2016 года общий объем возмещений наших клиентов из ФСС составил более 150 млн рублей.
Резюме
Прежде чем начислять пособие на основании больничного листа, необходимо внимательно изучить этот документ.
Нужно проверить все: от номера и защитных элементов до данных, внесенных врачом.
Если обнаружена подделка, пособие выплачивать не нужно. Если фальшивку обнаружили поздно, незаконно полученные средства следует взыскать с работника. Работодатель также может передать информацию в полицию для возбуждения уголовного дела.
Если больничный прошел проверку и пособие выплачено, у организации возникает право на возмещение за счет ФСС РФ.
Темы
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Формирование и отправка реестра больничных листов в ФСС
Реестры больничных листов (листков нетрудоспособности) передаются страхователями или застрахованными лицами в ФСС для начисления пособий по нетрудоспособности застрахованным лицам. Часть больничного оплачивается сотруднику напрямую Фондом социального страхования, остальное — работодателем:
Если сотрудник получает в мед. учреждении бумажный больничный лист, схема работы выглядит следующим образом:
Для электронных больничных листов схема следующая:
- Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
- Медицинское учреждение формирует ЭЛН, подписывает его электронной подписью врача и медицинской организации и отправляет всю информацию по листу нетрудоспособности в ФСС.
- Работник вместо листа нетрудоспособности на бумажном носителе получает номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
- Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
- Работодатель по номеру ЭЛН из программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
- Работодатель дополнительно заполняет в полученном ЭЛН данные, предоставляемые со стороны организации (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и т.д.).
- Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
- Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
- Частичное возмещение больничного осуществляется ФСС и работодателем (на схеме обозначено пунктирной линией).
На данный момент с помощью функционала сервиса 1С-Отчетность можно отправлять следующие реестры сведений для назначения и выплаты пособий:
- Пособия по временной нетрудоспособности;
- Ежемесячные пособия по уходу за ребенком;
- Единовременные пособия при рождении ребенка;
- Единовременные пособия для вставших на учет на ранних сроках беременности.
Отправка данных реестров возможна из следующих конфигураций:
- «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0 (начиная с 3.0.41.48)
- «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 и 3.0
- «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», редакция 1.0
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.3
- «Комплексная автоматизация», редакция 1.1
- «Уполномоченный представитель», редакция 1.0
Пример конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0
Для создания реестра перейдите в раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты:
Затем перейдите по ссылке Порядок учета зарплаты:
Нажмите на строку с нужной организацией:
В настройках учета зарплаты, на вкладке Зарплата в блоке Прямые выплаты ФСС откройте выпадающий список и выберите необходимую дату:
Создание реестра
Для создания реестра перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты:
Затем нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне перейдите на вкладку Все (1), выберите По категориям (2) и откройте каталог Пилотный проект ФСС (3). В каталоге выберите форму отчета Реестр прямых выплат ФСС:
После заполнения формы реестра нажмите последовательно кнопки Провести (1) и Отправить (2), чтобы создать и отправить реестр:
После нажатия кнопки Отправить в ФСС появится индикатор получения результатов от ФСС. Если отчет принят и не содержит ошибок, появится окно с протоколом обработки.
Пример конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5
Для создания реестра перейдите в раздел Расчет зарплаты по организациям → Неявки → Реестры пособий ФСС, заявление о возмещении:
Затем нажмите кнопку Добавить и выберите из выпадающего списка нужный реестр:
После заполнения формы реестра нажмите последовательно кнопки Провести → Отправить → Отправить в ФСС, чтобы создать и отправить реестр:
После нажатия кнопки Отправить в ФСС появится индикатор получения результатов от ФСС:
Если отчет принят и не содержит ошибок, появится окно с протоколом обработки:
Современные процессы обработки информации требуют особого внимания к подготовке данных. Без тщательной подготовки все последующие этапы могут быть омрачены ошибками и неточностями. В этом разделе рассмотрим ключевые аспекты, которые помогут вам грамотно организовать данные, обеспечивая их актуальность и точность.
Важно отметить, что правильно структурированные и проверенные данные значительно упрощают последующие этапы их использования. Это позволяет избежать множества проблем, связанных с некорректным оформлением документов и потерей ценной информации. Внимание к деталям на этом этапе является залогом успеха всего процесса.
На каждом этапе подготовки данных необходимо соблюдать определённые правила и рекомендации. Они включают в себя сбор необходимых сведений, их проверку на корректность, а также приведение в соответствие с установленными стандартами. Детально рассмотрим каждый из этих этапов, чтобы обеспечить максимальную эффективность и надежность обработки информации.
Часто встречающиеся трудности при отправке реестра в ФСС и их решения
Одной из распространенных трудностей является некорректное заполнение данных. Даже малейшая ошибка в форме может привести к отказу в приеме документов. Для предотвращения этой проблемы рекомендуется внимательно проверять все введенные сведения и сверяться с официальными инструкциями. Использование шаблонов и образцов заполнения также может существенно сократить риск ошибок.
Еще одна проблема – технические сбои на стороне сервера. Системы иногда могут не работать должным образом, что приводит к невозможности отправки данных. В таких случаях стоит попытаться повторить отправку через некоторое время или обратиться в службу технической поддержки для получения разъяснений и помощи.
Также нередко возникают вопросы с идентификацией и аутентификацией отправителя. Важно заранее убедиться, что все необходимые ключи и сертификаты действительны и корректно настроены. Регулярное обновление программного обеспечения и соблюдение всех требований безопасности помогут избежать подобных трудностей.
Необходимость предоставления дополнительных документов также может вызвать затруднения. Иногда сотрудники ведомства могут запросить дополнительные сведения или подтверждающие документы. Важно иметь наготове все необходимые бумаги и быть готовыми оперативно их предоставить по первому запросу.
Наконец, проблемы могут возникнуть из-за несовместимости программного обеспечения. Использование устаревших версий программ или несовместимых форматов файлов может стать причиной отказа в приеме документов. Рекомендуется всегда следить за обновлениями и использовать рекомендованное ПО.
Систематический подход к решению указанных проблем и внимательное отношение к деталям помогут значительно упростить процесс подачи документов и избежать ненужных задержек и отказов.
Важность точности данных при формировании реестра в контексте проверок ФСС
| 1. | Неправильная оценка потребностей в социальной поддержке населения. |
| 2. | |
| 3. | Потеря доверия общественности к системе социального обеспечения и контроля. |
Точность данных важна не только для предотвращения ошибок в расчётах и анализе, но и для обеспечения справедливости и эффективности социальных программ. Контроль за правильностью данных в реестре требует системного подхода и внедрения специализированных мер по проверке и корректировке информации. Системы автоматизации и интеграции данных могут значительно облегчить этот процесс, уменьшая вероятность человеческого фактора и повышая надёжность хранения и передачи данных.
Этот HTML-код создаёт раздел статьи о важности точности данных при формировании реестра для проверок ФСС, используя таблицу для иллюстрации последствий неточности данных и подчёркивая необходимость системного подхода к контролю и управлению информацией.
Автоматизация процесса формирования и отправки отчёта в Фонд социального страхования для повышения эффективности
Раздел посвящён рассмотрению методов оптимизации и автоматизации создания и отправки документации в Фонд социального страхования. Основное внимание уделено упрощению процессов сбора и передачи данных, что способствует повышению оперативности и точности взаимодействия с Фондом.
Автоматизация в данном контексте представляет собой использование современных информационных технологий для автоматической генерации и трансляции необходимой отчётной информации. Это позволяет значительно ускорить процесс подготовки и передачи данных, снизить вероятность человеческих ошибок и повысить общую эффективность работы организации.
Ключевые этапы внедрения автоматизации включают в себя создание специализированных программных решений или использование готовых платформ для автоматической сборки и отправки отчётности в Фонд социального страхования. Эти шаги направлены на минимизацию временных затрат и упрощение административных процедур, связанных с взаимодействием с государственными органами.
Внедрение автоматизированных систем позволяет организациям значительно сократить временные затраты и уменьшить возможные ошибки при формировании и отправке необходимых документов в Фонд социального страхования, что способствует улучшению операционной эффективности и повышению уровня обслуживания.
Сравнение различных систем формирования реестров для выбора оптимального варианта
Анализ современных методов создания списков информации с целью определения наилучшего варианта.
Сравнение различных систем, использованных для составления реестров, направленных на учет данных о прохождении процессов. Изучение возможных подходов к созданию и анализу списка записей с целью определения наиболее эффективного варианта.
| Характеристика | Метод A | Метод B | Метод C |
|---|---|---|---|
| Принцип работы | Метод A ориентирован на… | Метод B включает в себя… | Метод C предполагает использование… |
| Эффективность | Метод A демонстрирует… | Метод B обеспечивает… | Метод C обладает возможностью… |
| Преимущества | Метод A отличается… | Метод B выделяется… | Метод C обеспечивает… |
| Недостатки | Метод A имеет ограничение… | Метод B может привести к… | Метод C требует дополнительных… |
Оценка преимуществ и недостатков каждой из рассмотренных систем помогает выявить оптимальный вариант для задач формирования реестров с учетом особенностей и требований.