Корпоративные документы, официальная переписка и обращения в государственные органы должны соответствовать строгим стандартам единообразия. Существуют специальные государственные требования, руководствуясь которыми осуществляется внутренний документооборот компании. Основным регулятором здесь выступает ГОСТ Р 7.0.97-2016, который сохраняет свою актуальность и в 2025 году. Решение о его применении остается за компанией.
Стандарт определяет типы бланков, правила оформления документов, а также порядок расположения реквизитов. Нормы ГОСТа распространяются как на бумажные, так и на электронные носители информации.
Основные требования к ведению документации согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.
Таблица 1. Основные требования к оформлению документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016
Для документов необходимо использовать бесплатные шрифты. Размеры шрифтов рекомендуемые: № 12, 13, 14. Допускается использование меньших размеров шрифтов (до № 10, 11) при оформлении таблиц. Полужирный шрифт можно использовать для выделения отдельных реквизитов и текстовых фрагментов.
Использование курсива и подчёркивания при оформлении текста не рекомендуется.
Текст документа может быть оформлен в виде таблицы, анкеты или связного текста с использованием разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, нумерованных арабскими цифрами. Не рекомендуется превышать четыре уровня структурирования текста.
Заголовок документа должен быть сформулирован с предлогом «О» («Об») и отвечать на вопрос «о чем?». Не рекомендуется выделять заголовки кавычками или подчёркивать их, допускается использование полужирного шрифта.
Если документ короткий (до 4-5 строк), заголовок не обязателен.
При использовании СЭД необходимо составлять краткое содержание документа в виде заголовка для всех документов и включать его в регистрационно-учётную форму.
Разделы и подразделы также могут иметь свои заголовки. Заголовки разделов начинаются с прописной буквы. Допускается использование прописных заголовков разделов. Подзаголовки начинаются с прописной буквы в нижнем регистре. Заголовки разделов можно выделять жирным шрифтом.
Заголовки граф и строк таблиц также пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — с заглавной буквы в нижнем регистре. Подзаголовки граф и строк должны соответствовать грамматически заголовкам.
Состав реквизитов для каждого конкретного документа зависит от его типа и формы.
Для организационно-распорядительных документов Стандарт предписывает следующий перечень реквизитов:
01 — герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб муниципального образования);
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны располагаться на одной странице с основным текстом документа. Перенос этих реквизитов на другой лист не допускается (за исключением Листа согласования при наличии более четырех грифов согласования).
Строки реквизитов должны быть выровнены по левой границе области размещения реквизитов или центрированы относительно самой длинной строки.
Электронные документы подлежат оформлению в соответствии с общими правилами делопроизводства и включают реквизиты, предусмотренные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».
Отступ первой строки текста документа составляет 1,25 см.
Многострочные реквизиты печатаются с интервалом между строками, равным одному межстрочному интервалу; составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Каждый лист документа, независимо от наличия бланка, должен иметь поля не менее:
- 20 мм — слева;
- 10 мм — справа;
- 20 мм — сверху;
- 20 мм — снизу.
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (между левым и правым полями документа) и печатать с интервалом между строками от 1 до 1,5 межстрочных интервалов.
При составлении документа, занимающего две или более страницы, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы.
Номера страниц должны быть расположены посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При создании многостраничных документов на бланке или без него оформляется только первый лист.
Нормативные акты и другие многостраничные документы могут быть оформлены с титульным листом. Номер страницы на титульном листе указывать не следует, однако он учитывается при общей нумерации страниц.
Документы могут создаваться на лицевой и оборотной сторонах листа. При двусторонней печати документов ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть одинаковыми.
При написании текстов документов следует использовать только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
При использовании специфических терминов или сокращений, которые могут быть непонятны читателю, необходимо расшифровать их при первом упоминании. Если таких терминов в тексте немного (до 4-х), расшифровку можно предоставить в сносках. В случае большего количества рекомендуется создать специальные разделы «Термины и определения» и «Список сокращений».
Как в случае бумажных, так и в электронных документах можно использовать текстовые редакторы, таблицы и системы электронного документооборота, которые обеспечивают создание, просмотр и редактирование документов в соответствии со стандартами.
Электронные копии документов, полученные путём сканирования и других методов цифровизации, должны быть читаемыми, не содержать перевёрнутых изображений страниц и не нарушать нумерацию.
Рекомендуемый формат для электронных копий — PDF.
Советы
В рамках курса участники получат всю необходимую информацию по организации работы с документами, требованиям к составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержке руководителя и организационно-хозяйственному обслуживанию.
Участие в курсе поможет улучшить качество деловой переписки, развить навыки четкого и структурированного изложения мыслей в письменной форме, создать положительное взаимодействие, а также правильно составлять и оформлять служебные документы с учетом законодательных требований.
В ходе курса слушатели также узнают о последних изменениях в законодательстве, касающихся электронного документооборота, а также о лучших практиках внедрения и оптимизации системы электронного документооборота.
Принципы написания важных писем в соответствии с ГОСТом
Каждый из нас рано или поздно сталкивается с необходимостью написания делового письма руководителю крупной компании, высокопоставленному чиновнику или простому гражданину. Однако предприниматели и топ-менеджеры обязаны уметь составлять деловые письма по всем правилам. Для этого существует соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который устанавливает основные требования к содержанию и оформлению документов.
Этот ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы размещения реквизитов на документе и другие аспекты. Он распространяется на документы, созданные как на бумажных, так и на электронных носителях. Стандарт можно приобрести в специализированных магазинах или найти в сети Интернет. Следует обратить внимание на ключевые критерии, которые определяют соответствие деловой переписки стандартам.
1. Оформление реквизитов
Реквизиты вашей компании должны располагаться справа или по центру. Шапка делового письма обязательно должна включать обращение к адресату, размещаемое ниже регистрационного номера: в правом верхнем углу указываются должность и полное имя адресата. Можно указать тему письма. Далее по центру располагается обращение, в котором следует использовать общепринятые формы уважения, такие как «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003 использование сокращений «г-ну» и «г-же» было недопустимо, однако в новом стандарте такой вариант допускается. Тем не менее, рекомендуется придерживаться традиционного варианта и не использовать сокращений. Это не займет много места, но добавит уважения к получателю письма. Шапка делового письма выделяется жирным шрифтом.
«ВАСИЛЁК»Общество с ограниченной ответственностью
Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393
e-mail: mail@vasilek.ru; www.vasilek.ru
ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887
Уважаемый Иван Иванович!
2. Введение
Перед началом написания делового письма важно четко сформулировать его цель. Это может быть начало традиционным обращением, например: «Довожу до Вашего сведения.», «Прошу Вас.», «В настоящее время.» и т.д., если письмо пишется от первого лица. Если обращение исходит от юридического лица, то использование третьего лица также подходит (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Следует помнить, что как во вступлении, так и в последующем тексте письма все местоимения «Вы» и его формы (Вас, Вам, Вашего) пишутся с большой буквы.
3. Содержание письма
Деловое письмо требует ясного понимания: «Кому», «Зачем» и «Почему». Часто мы получаем письма, где смысл неясен, и к концу текста остаются вопросы о том, что конкретно хотел донести автор. В деловом общении это недопустимо.
Чтобы избежать недоразумений, ответьте на следующие вопросы:
- Кому направлено письмо, не ошиблись ли с адресатом?
- Зачем Вы пишете, что предлагаете?
- Ясны ли аргументы и стиль изложения?
- Какую выгоду получит адресат от сотрудничества?
- Почему Вы предлагаете именно это?
- Какой результат Вы ожидаете?
- Какие действия Вы намерены предложить для продолжения?
После ответов на эти вопросы начните составление письма, делая его кратким и содержательным.
Следуя правилам написания, основная часть письма последовательно раскрывает суть просьбы или предложения, делая ее понятной для адресата. Переходы между абзацами должны быть логичными.
Используйте конкретные факты и цифры по мере необходимости. Не забывайте, что краткость — это важное качество. Слишком длинный текст может утомить адресата, и он не узнает о Вашем предложении.
Следует уделить внимание стилю делового письма, который требует консервативности. Письма, не соответствующие этому стилю, могут быть отклонены еще на стадии секретаря компании. Поэтому избегайте экспериментов и пишите соответственно требованиям делового стиля.
4. Заключение
В заключении подводятся итоги изложенного, формулируется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…», если предполагается нейтральное обращение. Если Вы лично знакомы с адресатом, можно использовать фразу «Искренне Ваш,…».
Директор (подпись) И.И. Васильков
Должность, подпись, затем инициалы, имя и отчество, и фамилия. Подпись должна быть выполнена собственноручно.
Если письмо не оформлено на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.
Директор
ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков
5. Постскриптум
Если в письме указано контактное лицо (Ф.И.О.), необходимо указать его номер телефона и электронную почту. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, владеющий информацией о переписке. Вместе с номером телефона укажите код города.
Информацию о контактном лице можно поместить в нижний колонтитул шрифтом меньшего размера.
Если из-за объема фактов, приложенных документов и других обстоятельств письмо нельзя сократить, предложите Приложение к письму.
При первом упоминании Приложения в скобках указывается: «(приложение)» или «(приложение 1)». Можно также использовать знак номера: «(приложение №1)».
На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:
к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08
6. Шрифт документа
В ГОСТе определены типы шрифтов и их размеры. Для деловых писем чаще всего используются Times New Roman № 13 и 14 с засечками или Arial №12 и 13 без засечек.
Если в документе требуется вставить таблицу, допускается использовать шрифты меньшего размера. Чтобы избежать излишней мелкости, рекомендуется выбирать Arial размером 10 или 9.
7. Подготовка документа
Для написания письма рекомендуется использовать бумагу формата А4 (210 х 297 мм) — это стандартный размер, доступный в специализированных магазинах. Особое внимание следует уделить выбору бумаги с водяными знаками и логотипом компании. Лучше всего использовать бумагу с плотностью не менее 100 г/м² для качественной печати.
Необходимо помнить о полях документа: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — по 20 мм.
Текст документа должен быть выровнен по ширине страницы с абзацным отступом в 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов могут быть выровнены по центру или с отступом.
Интервалы между строками могут быть установлены как 1, так и 1,5.
Особое внимание следует уделить нумерации страниц — она должна начинаться со второй страницы, расположенной в центре верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края.
Оформление письма играет важную роль в его восприятии. Качество бумаги и общее впечатление от оформления могут повлиять на восприятие письма получателем.
Перед отправкой необходимо проверить документ на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, а также на логическую последовательность и читабельность текста.
Грамотно составленное деловое письмо повышает шансы на положительное решение в вашу пользу.
Статья написана по заказу редакции.
Действующий стандарт по делопроизводству в 2025 году
В 2025 году действует новый стандарт по делопроизводству и документообороту — Р 7.0.97-2016. Он вступил в силу с 01.07.2018 года, заменив предыдущий стандарт Р 6.30-2003. В статье рассказывается о изменениях и новых требованиях к оформлению документов.
Применение стандарта по делопроизводству в 2025 году
Помимо основного стандарта, требования по оформлению деловой документации в 2025 году содержатся в различных нормативных актах, таких как ФЗ о архивном деле, об ООО и акционерных обществах, а также в приказах Росархива и постановлениях Правительства РФ.
Единого нормативного акта по составлению документации нет, поэтому необходимо учитывать положения различных нормативов при оформлении.
Утвержденный ГОСТ по оформлению документов не является обязательным для коммерческих организаций и имеет рекомендательный характер. Каждая организация вправе устанавливать свои правила делопроизводства через локальные нормативные акты.
Изменения в оформлении документации
Согласно текущему статусу ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2025 год, который остается действующим, следует обратить внимание на изменения в правилах составления документации:
- Добавлены рекомендации по выбору шрифтов. Теперь рекомендуется использовать бесплатные шрифты размером 12–14. Ранее в списке рекомендуемых шрифтов были перечислены: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana.
- Уточнено, что текст документов следует писать на русском языке. В республиках допускается использование государственного языка республики.
- Теперь разрешено использовать двустороннюю печать.
- При написании текста на двух и более страницах их необходимо нумеровать. Номера страниц указываются в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
- Введено требование к ширине строки: при вертикальной ориентации — 7,5 см, при горизонтальной — 12 см.
- Интервал между строками может быть как полуторный, так и одинарный, отступ абзаца составляет 1,25 см.
- Закреплены стандартные поля в документе согласно ГОСТу на 2025 год: правое — 10 мм, остальные — 20 мм.
Подтверждение копий
Действующие правила оформления документов в делопроизводстве также определили процесс подтверждения копий:
- На каждой копии документа должна быть заверяющая надпись. Она остается неизменной: «Верно. ФИО и должность заверяющего лица, подпись и дата».
- При передаче копии в другую организацию необходимо указать место хранения оригинала: «оригинал хранится в ______________».
- Если доступна печать организации, ее оттиск ставится на копию.
Изменения в реквизитах
Новые требования к оформлению реквизитов с 2025 года определили следующие изменения:
- При использовании герба он размещается в центре верхнего поля над реквизитами. Эмблему компании располагают аналогичным образом.
- Наименование организации должно быть указано полностью, сокращенное наименование следует указывать в скобках.
- При указании адресата инициалы ставятся после фамилии.
- Если документ содержит засекреченные данные, на первом листе ставится штамп ограничения доступа.
- Подпись размещается после основного текста. При использовании электронной подписи отметка о подписании должна быть расположена после текста так, чтобы не перекрывать его полностью или частично.
- Печать, если используется, ставится после подписи. Она не должна накладываться на подпись или текст.
Может пригодиться: как правильно оформлять документы и вести документооборот в соответствии с ГОСТ р 7.0.97-2016.
Образцы и бланки для скачивания
- Челозерцева Александра
Обратите внимание, что ГОСТ по оформлению документов на 2022 год обязателен только для государственных и муниципальных учреждений. Частные компании могут разработать свои собственные стандарты.
На какие требования ориентируетесь вы?
столько авторов делятся своим
контентом каждую неделю
вы можете самовыражаться в коротких роликах,
длинных видео, постах и лонгридах
служба поддержки готова круглосуточно ответить на ваши вопросы
Гаджеты и IT Спорт Еда Красота и стиль Путешествия Наука Искусство Личный транспорт
4,5 млн
Более 20 млн
Более 7 млн
Более 6,6 млн
подписаны на трэвел-каналы, где авторы делятся вдохновляющими историями о путешествиях, рассказывают обзоры достопримечательностей и делятся рекомендациями по выбору маршрутов.
12 млн
4 млн
9 млн
Советы для развития канала
Будьте уникальны и экспертны в своей области, используйте разнообразные форматы контента — от коротких роликов до глубоких статей.
Как правильно оформлять документы по ГОСТу: основные требования
Корпоративные документы, официальная переписка и обращения в государственные органы должны соответствовать строгим стандартам единообразия. Существуют специальные государственные требования, руководствуясь которыми осуществляется внутренний документооборот компании. Основным регулятором здесь выступает ГОСТ Р 7.0.97-2016, который сохраняет свою актуальность и в 2025 году. Решение о его применении остается за компанией.
Стандарт определяет типы бланков, правила оформления документов, а также порядок расположения реквизитов. Нормы ГОСТа распространяются как на бумажные, так и на электронные носители информации.
Основные требования к ведению документации согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.
Таблица 1. Основные требования к оформлению документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016
Для документов необходимо использовать бесплатные шрифты. Размеры шрифтов рекомендуемые: № 12, 13, 14. Допускается использование меньших размеров шрифтов (до № 10, 11) при оформлении таблиц. Полужирный шрифт можно использовать для выделения отдельных реквизитов и текстовых фрагментов.
Использование курсива и подчёркивания при оформлении текста не рекомендуется.
Текст документа может быть оформлен в виде таблицы, анкеты или связного текста с использованием разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, нумерованных арабскими цифрами. Не рекомендуется превышать четыре уровня структурирования текста.
Заголовок документа должен быть сформулирован с предлогом «О» («Об») и отвечать на вопрос «о чем?». Не рекомендуется выделять заголовки кавычками или подчёркивать их, допускается использование полужирного шрифта.
Если документ короткий (до 4-5 строк), заголовок не обязателен.
При использовании СЭД необходимо составлять краткое содержание документа в виде заголовка для всех документов и включать его в регистрационно-учётную форму.
Разделы и подразделы также могут иметь свои заголовки. Заголовки разделов начинаются с прописной буквы. Допускается использование прописных заголовков разделов. Подзаголовки начинаются с прописной буквы в нижнем регистре. Заголовки разделов можно выделять жирным шрифтом.
Заголовки граф и строк таблиц также пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — с заглавной буквы в нижнем регистре. Подзаголовки граф и строк должны соответствовать грамматически заголовкам.
Состав реквизитов для каждого конкретного документа зависит от его типа и формы.
Для организационно-распорядительных документов Стандарт предписывает следующий перечень реквизитов:
01 — герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб муниципального образования);
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны располагаться на одной странице с основным текстом документа. Перенос этих реквизитов на другой лист не допускается (за исключением Листа согласования при наличии более четырех грифов согласования).
Строки реквизитов должны быть выровнены по левой границе области размещения реквизитов или центрированы относительно самой длинной строки.
Электронные документы подлежат оформлению в соответствии с общими правилами делопроизводства и включают реквизиты, предусмотренные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».
Отступ первой строки текста документа составляет 1,25 см.
Многострочные реквизиты печатаются с интервалом между строками, равным одному межстрочному интервалу; составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Каждый лист документа, независимо от наличия бланка, должен иметь поля не менее:
- 20 мм — слева;
- 10 мм — справа;
- 20 мм — сверху;
- 20 мм — снизу.
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (между левым и правым полями документа) и печатать с интервалом между строками от 1 до 1,5 межстрочных интервалов.
При составлении документа, занимающего две или более страницы, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы.
Номера страниц должны быть расположены посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При создании многостраничных документов на бланке или без него оформляется только первый лист.
Нормативные акты и другие многостраничные документы могут быть оформлены с титульным листом. Номер страницы на титульном листе указывать не следует, однако он учитывается при общей нумерации страниц.
Документы могут создаваться на лицевой и оборотной сторонах листа. При двусторонней печати документов ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть одинаковыми.
При написании текстов документов следует использовать только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
При использовании специфических терминов или сокращений, которые могут быть непонятны читателю, необходимо расшифровать их при первом упоминании. Если таких терминов в тексте немного (до 4-х), расшифровку можно предоставить в сносках. В случае большего количества рекомендуется создать специальные разделы «Термины и определения» и «Список сокращений».
Как в случае бумажных, так и в электронных документах можно использовать текстовые редакторы, таблицы и системы электронного документооборота, которые обеспечивают создание, просмотр и редактирование документов в соответствии со стандартами.
Электронные копии документов, полученные путём сканирования и других методов цифровизации, должны быть читаемыми, не содержать перевёрнутых изображений страниц и не нарушать нумерацию.
Рекомендуемый формат для электронных копий — PDF.
Советы
В рамках курса участники получат всю необходимую информацию по организации работы с документами, требованиям к составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержке руководителя и организационно-хозяйственному обслуживанию.
Участие в курсе поможет улучшить качество деловой переписки, развить навыки четкого и структурированного изложения мыслей в письменной форме, создать положительное взаимодействие, а также правильно составлять и оформлять служебные документы с учетом законодательных требований.
В ходе курса слушатели также узнают о последних изменениях в законодательстве, касающихся электронного документооборота, а также о лучших практиках внедрения и оптимизации системы электронного документооборота.
Принципы написания важных писем в соответствии с ГОСТом
Каждый из нас рано или поздно сталкивается с необходимостью написания делового письма руководителю крупной компании, высокопоставленному чиновнику или простому гражданину. Однако предприниматели и топ-менеджеры обязаны уметь составлять деловые письма по всем правилам. Для этого существует соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который устанавливает основные требования к содержанию и оформлению документов.
Этот ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы размещения реквизитов на документе и другие аспекты. Он распространяется на документы, созданные как на бумажных, так и на электронных носителях. Стандарт можно приобрести в специализированных магазинах или найти в сети Интернет. Следует обратить внимание на ключевые критерии, которые определяют соответствие деловой переписки стандартам.
1. Оформление реквизитов
Реквизиты вашей компании должны располагаться справа или по центру. Шапка делового письма обязательно должна включать обращение к адресату, размещаемое ниже регистрационного номера: в правом верхнем углу указываются должность и полное имя адресата. Можно указать тему письма. Далее по центру располагается обращение, в котором следует использовать общепринятые формы уважения, такие как «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003 использование сокращений «г-ну» и «г-же» было недопустимо, однако в новом стандарте такой вариант допускается. Тем не менее, рекомендуется придерживаться традиционного варианта и не использовать сокращений. Это не займет много места, но добавит уважения к получателю письма. Шапка делового письма выделяется жирным шрифтом.
«ВАСИЛЁК»Общество с ограниченной ответственностью
Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393
e-mail: mail@vasilek.ru; www.vasilek.ru
ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887
Уважаемый Иван Иванович!
2. Введение
Перед началом написания делового письма важно четко сформулировать его цель. Это может быть начало традиционным обращением, например: «Довожу до Вашего сведения.», «Прошу Вас.», «В настоящее время.» и т.д., если письмо пишется от первого лица. Если обращение исходит от юридического лица, то использование третьего лица также подходит (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Следует помнить, что как во вступлении, так и в последующем тексте письма все местоимения «Вы» и его формы (Вас, Вам, Вашего) пишутся с большой буквы.
3. Содержание письма
Деловое письмо требует ясного понимания: «Кому», «Зачем» и «Почему». Часто мы получаем письма, где смысл неясен, и к концу текста остаются вопросы о том, что конкретно хотел донести автор. В деловом общении это недопустимо.
Чтобы избежать недоразумений, ответьте на следующие вопросы:
- Кому направлено письмо, не ошиблись ли с адресатом?
- Зачем Вы пишете, что предлагаете?
- Ясны ли аргументы и стиль изложения?
- Какую выгоду получит адресат от сотрудничества?
- Почему Вы предлагаете именно это?
- Какой результат Вы ожидаете?
- Какие действия Вы намерены предложить для продолжения?
После ответов на эти вопросы начните составление письма, делая его кратким и содержательным.
Следуя правилам написания, основная часть письма последовательно раскрывает суть просьбы или предложения, делая ее понятной для адресата. Переходы между абзацами должны быть логичными.
Используйте конкретные факты и цифры по мере необходимости. Не забывайте, что краткость — это важное качество. Слишком длинный текст может утомить адресата, и он не узнает о Вашем предложении.
Следует уделить внимание стилю делового письма, который требует консервативности. Письма, не соответствующие этому стилю, могут быть отклонены еще на стадии секретаря компании. Поэтому избегайте экспериментов и пишите соответственно требованиям делового стиля.
4. Заключение
В заключении подводятся итоги изложенного, формулируется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…», если предполагается нейтральное обращение. Если Вы лично знакомы с адресатом, можно использовать фразу «Искренне Ваш,…».
Директор (подпись) И.И. Васильков
Должность, подпись, затем инициалы, имя и отчество, и фамилия. Подпись должна быть выполнена собственноручно.
Если письмо не оформлено на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.
Директор
ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков
5. Постскриптум
Если в письме указано контактное лицо (Ф.И.О.), необходимо указать его номер телефона и электронную почту. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, владеющий информацией о переписке. Вместе с номером телефона укажите код города.
Информацию о контактном лице можно поместить в нижний колонтитул шрифтом меньшего размера.
Если из-за объема фактов, приложенных документов и других обстоятельств письмо нельзя сократить, предложите Приложение к письму.
При первом упоминании Приложения в скобках указывается: «(приложение)» или «(приложение 1)». Можно также использовать знак номера: «(приложение №1)».
На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:
к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08
6. Шрифт документа
В ГОСТе определены типы шрифтов и их размеры. Для деловых писем чаще всего используются Times New Roman № 13 и 14 с засечками или Arial №12 и 13 без засечек.
Если в документе требуется вставить таблицу, допускается использовать шрифты меньшего размера. Чтобы избежать излишней мелкости, рекомендуется выбирать Arial размером 10 или 9.
7. Подготовка документа
Для написания письма рекомендуется использовать бумагу формата А4 (210 х 297 мм) — это стандартный размер, доступный в специализированных магазинах. Особое внимание следует уделить выбору бумаги с водяными знаками и логотипом компании. Лучше всего использовать бумагу с плотностью не менее 100 г/м² для качественной печати.
Необходимо помнить о полях документа: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — по 20 мм.
Текст документа должен быть выровнен по ширине страницы с абзацным отступом в 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов могут быть выровнены по центру или с отступом.
Интервалы между строками могут быть установлены как 1, так и 1,5.
Особое внимание следует уделить нумерации страниц — она должна начинаться со второй страницы, расположенной в центре верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края.
Оформление письма играет важную роль в его восприятии. Качество бумаги и общее впечатление от оформления могут повлиять на восприятие письма получателем.
Перед отправкой необходимо проверить документ на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, а также на логическую последовательность и читабельность текста.
Грамотно составленное деловое письмо повышает шансы на положительное решение в вашу пользу.
Статья написана по заказу редакции.
Действующий стандарт по делопроизводству в 2025 году
В 2025 году действует новый стандарт по делопроизводству и документообороту — Р 7.0.97-2016. Он вступил в силу с 01.07.2018 года, заменив предыдущий стандарт Р 6.30-2003. В статье рассказывается о изменениях и новых требованиях к оформлению документов.
Применение стандарта по делопроизводству в 2025 году
Помимо основного стандарта, требования по оформлению деловой документации в 2025 году содержатся в различных нормативных актах, таких как ФЗ о архивном деле, об ООО и акционерных обществах, а также в приказах Росархива и постановлениях Правительства РФ.
Единого нормативного акта по составлению документации нет, поэтому необходимо учитывать положения различных нормативов при оформлении.
Утвержденный ГОСТ по оформлению документов не является обязательным для коммерческих организаций и имеет рекомендательный характер. Каждая организация вправе устанавливать свои правила делопроизводства через локальные нормативные акты.
Изменения в оформлении документации
Согласно текущему статусу ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2025 год, который остается действующим, следует обратить внимание на изменения в правилах составления документации:
- Добавлены рекомендации по выбору шрифтов. Теперь рекомендуется использовать бесплатные шрифты размером 12–14. Ранее в списке рекомендуемых шрифтов были перечислены: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana.
- Уточнено, что текст документов следует писать на русском языке. В республиках допускается использование государственного языка республики.
- Теперь разрешено использовать двустороннюю печать.
- При написании текста на двух и более страницах их необходимо нумеровать. Номера страниц указываются в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
- Введено требование к ширине строки: при вертикальной ориентации — 7,5 см, при горизонтальной — 12 см.
- Интервал между строками может быть как полуторный, так и одинарный, отступ абзаца составляет 1,25 см.
- Закреплены стандартные поля в документе согласно ГОСТу на 2025 год: правое — 10 мм, остальные — 20 мм.
Подтверждение копий
Действующие правила оформления документов в делопроизводстве также определили процесс подтверждения копий:
- На каждой копии документа должна быть заверяющая надпись. Она остается неизменной: «Верно. ФИО и должность заверяющего лица, подпись и дата».
- При передаче копии в другую организацию необходимо указать место хранения оригинала: «оригинал хранится в ______________».
- Если доступна печать организации, ее оттиск ставится на копию.
Изменения в реквизитах
Новые требования к оформлению реквизитов с 2025 года определили следующие изменения:
- При использовании герба он размещается в центре верхнего поля над реквизитами. Эмблему компании располагают аналогичным образом.
- Наименование организации должно быть указано полностью, сокращенное наименование следует указывать в скобках.
- При указании адресата инициалы ставятся после фамилии.
- Если документ содержит засекреченные данные, на первом листе ставится штамп ограничения доступа.
- Подпись размещается после основного текста. При использовании электронной подписи отметка о подписании должна быть расположена после текста так, чтобы не перекрывать его полностью или частично.
- Печать, если используется, ставится после подписи. Она не должна накладываться на подпись или текст.
Может пригодиться: как правильно оформлять документы и вести документооборот в соответствии с ГОСТ р 7.0.97-2016.
Образцы и бланки для скачивания
- Челозерцева Александра
Обратите внимание, что ГОСТ по оформлению документов на 2022 год обязателен только для государственных и муниципальных учреждений. Частные компании могут разработать свои собственные стандарты.
На какие требования ориентируетесь вы?
столько авторов делятся своим
контентом каждую неделю
вы можете самовыражаться в коротких роликах,
длинных видео, постах и лонгридах
служба поддержки готова круглосуточно ответить на ваши вопросы
Гаджеты и IT Спорт Еда Красота и стиль Путешествия Наука Искусство Личный транспорт
4,5 млн
Более 20 млн
Более 7 млн
Более 6,6 млн
подписаны на трэвел-каналы, где авторы делятся вдохновляющими историями о путешествиях, рассказывают обзоры достопримечательностей и делятся рекомендациями по выбору маршрутов.
12 млн
4 млн
9 млн
Советы для развития канала
Будьте уникальны и экспертны в своей области, используйте разнообразные форматы контента — от коротких роликов до глубоких статей.