Если компания по-прежнему ведет трудовые книжки в натуральном виде, регистрация должна осуществляться в соответствии с обновленными правилами, введенными с 1 сентября 2021 года. Все записи в трудовой книжке и в журнале регистрации должны быть последовательными и сделанными в срок. Рекомендуется использовать стандартный образец для записей, который можно скачать из официальных источников.
Процесс регистрации включает в себя как внесение соответствующей записи в книжку сотрудника, так и соответствующую строку в специальном журнале. Этот журнал предназначен для записи всей информации, связанной с трудовой книжкой. Компании должны использовать два инструмента учета: личную книжку сотрудника и внутренний журнал для регистрации движений и изменений. Любое отсутствие документального подтверждения изменений в обоих местах является нарушением.
Правильное ведение трудовых книжек — не просто формальная обязанность, оно играет ключевую роль в сохранении достоверной трудовой биографии. Такая документация используется при подтверждении стажа и социальных льгот. Если компания больше не выдает документы на руки, применяется отдельная процедура, и использование бумажного журнала становится ненужным. Тем не менее, прежние книги учета должны оставаться доступными.
Чтобы правильно организовать учет, обеспечьте присутствие назначенного лица, ответственного за записи, и не допускайте задержек при регистрации изменений. Используйте формат, соответствующий последнему законодательному шаблону. Во избежание ошибок вы можете скачать последнюю версию регистрационной формы. Эта система предназначена для регистрации всех действий, связанных с трудоустройством, таких как прием на работу, увольнение, переводы и исправления.
Новое в ведении журнала учета трудовых книжек 2021 года
Используйте обновленную форму журнала регистрации, утвержденную в 2021 году, в которой есть отдельные графы для вкладышей, движения книг и сведений об увольнении. Если при вводе данных допущена ошибка, проведите одну черту через неправильную запись, напишите над ней правильную и заверьте подписью и датой. Не используйте корректирующую жидкость и не удаляйте заполненные строки.
Правила регистрации и хранения
Организация должна вести два отдельных журнала: один для оригиналов документов, другой — для сменных вкладышей. Заполненные записи должны быть последовательно пронумерованы и датированы. Загружайте официальные макеты только из утвержденных юридических источников, чтобы обеспечить надлежащую структуру и соответствие требованиям. Соблюдайте строгие правила хранения — такие формы хранятся с ограниченным доступом и с тем же сроком хранения, что и личные дела.
Записи о приеме на работу и увольнении
Записи должны отражать точную информацию о приеме на работу и увольнении. Используйте только стандартные формулировки. Избегайте сокращений и отклонений от установленного формата. Если нет документа, подтверждающего запись, такую запись делать не следует. При увольнении последняя запись должна быть зарегистрирована как в книге, так и в журнале, что обеспечивает единообразие всех записей.
Порядок внесения записей в журнал учета трудовых книжек
Начинайте каждую запись сразу после получения или выдачи документа, без задержек. Журнал предназначен для хранения информации о выданных книжках, возвращенных вкладышах и дубликатах. Каждая заполненная строка должна содержать серийный номер, дату, фамилию и инициалы, тип документа (оригинал, дополнение или повторно выданный) и причину (например, прием на работу или увольнение).
Соблюдайте принцип хронологического порядка. Записи нельзя пропускать или исправлять с помощью корректирующей жидкости. В случае ошибки проведите одну линию через неправильную информацию, напишите правильные данные над или рядом с ней и заверьте подписью и датой. Не вынимайте и не вырывайте страницы из журнала.
Заполняйте каждую строку четким почерком черной или синей ручкой. Не используйте карандаши или цветные чернила. При использовании электронных систем распечатайте заполненную форму и приложите ее к физическому журналу учета.
Храните журнал не менее 50 лет с момента последней записи в соответствии с требованиями к архивному хранению. Для уволенных сотрудников при необходимости храните заполненные страницы отдельно, чтобы облегчить доступ к ним. Проверьте, все ли поля заполнены в соответствии с установленными правилами оформления документов.
Используйте только утвержденные шаблоны для учетных книг и вкладышей к ним. Перед выдачей нового экземпляра или замены проверьте все предыдущие данные. В книге и соответствующем ей журнале должны отражаться одни и те же записи. Вы можете последний формат шаблона регистрационной книги с официальных порталов.
Всегда ставьте две подписи: ответственного лица и получателя документа. Это обеспечивает точность информации и соблюдение процедур внутреннего контроля. Поддерживайте единообразие всех учетных форм, используемых для ведения документов трудовой книжки.
Какие бланки использовать
Прежде чем вносить какие-либо записи, воспользуйтесь типовой формой трудовой книжки, утвержденной уполномоченными органами. Каждая книжка должна быть заполнена в соответствии с официальным порядком внесения записей и вкладышей.
Для записи новых данных применяйте унифицированную форму вкладыша-продолжения. Эти вкладыши используются, когда в исходном разделе не хватает места, и должны соответствовать формату основной книги. Неправильное использование вкладышей или отклонения в оформлении не допускаются.
Ведите отдельный регистрационный журнал для выданных и полученных документов. Этому журналу должен быть присвоен номер, он должен содержать последовательные записи с датами, фамилиями и подписями. Никакой другой тип журнала для этой функции не допускается.
Форма внутреннего учета выданных вкладышей также должна отражать порядок выдачи и соответствовать установленным правилам документооборота. Каждый вкладыш должен быть привязан к соответствующей трудовой книжке и иметь ссылку в журнале регистрации.
Убедитесь, что все записи сделаны на бланках, официально разрешенных для использования в документах сотрудников. Замена бланков или применение нестандартных форматов недопустимы. Разрешается использовать только оригинальные версии вкладышей и книг. Размножение или печать неразрешенных шаблонов является нарушением утвержденного порядка документирования.
Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Регистрируйте каждый случай получения или выдачи книги или вкладыша в нее с помощью переплетенного журнала с заранее пронумерованными страницами. Журнал регистрации должен соответствовать утвержденным шаблонам и отражать единые принципы документирования в организации.
Формы и принципы регистрации
Используйте стандартный журнал для отражения данных о движении, включая выдачу, прием и выбытие. Записи должны содержать такие сведения, как фамилия сотрудника, дата, номер документа и тип выполненного действия. Вставляйте записи только после проверки наличия необходимых подписей и заполненных страниц. Для вкладышей указывайте номер книги, которой они соответствуют.
Организации должны применять единые регистрационные формы как для новых, так и для унаследованных документов. Заполненные вкладыши требуют такого же обращения, как и первичные книги. Если сотрудник теряет оригинал, вкладыш становится действительным после надлежащего документирования и процедуры подписания.
Поддержание целостности записей
Ведите заполненные журналы без исправлений. Если возникли ошибки, создайте новую запись с точными данными и сделайте перекрестную ссылку на оригинал. Храните заполненные журналы в течение срока, установленного внутренней политикой или нормативными требованиями. Не применяйте произвольные форматы и не вносите изменения без письменного разрешения соответствующих органов.
Каждая запись должна отражать детали движения книги или вкладыша, независимо от того, был ли он выдан, возвращен, заменен или аннулирован. Строго придерживайтесь внутренних правил, определяющих, какие формы следует применять и как строить ведение учета.
Обеспечьте наличие подписей на всех операциях — приеме, выдаче и подтверждении действительности вкладыша. Регистрационные записи становятся частью официальной документации и могут служить юридическим подтверждением трудовой книжки.
Принцип организации делопроизводства
Начните с ведения двух отдельных журналов: один для регистрации и движения, другой — для выдачи и возврата. Каждая форма предназначена для определенных операций, и смешение записей не допускается. Журнал учета движения предназначен для отслеживания выдачи, переводов и действий, связанных с увольнением.
Для оформления документации используйте только утвержденные формы. Существуют строгие правила заполнения каждой строки — ошибки и исправления недопустимы. В бланке должны быть отражены точные данные о приеме на работу, увольнении и всех соответствующих действиях, связанных с трудовыми книжками. Инструкции по заполнению смотрите в официальных нормативных документах или при необходимости скачайте образцы шаблонов.
Убедитесь, что каждой книге в журнале учета движения присвоен уникальный номер. Это предотвращает дублирование и упрощает контроль за хранением. В журнале регистрации должны быть указаны даты выдачи, возврата и ответственные лица. Доступ посторонних лиц запрещен.
Хранение заполненных книг должно быть надежным и соответствовать архивным требованиям. Срок хранения определяется правовыми нормами. Неправильное обращение или потеря любой записи является нарушением. Назначьте ответственных сотрудников за ведение журналов и контроль доступа.
Перед заполнением формы проверьте правильность записей. Если произошла ошибка, может потребоваться выпуск новой книги. Проверьте все данные, прежде чем завершить любую запись, связанную с приемом на работу или увольнением. Процедура фиксирована — отклонение от установленных правил недопустимо.
Все действия должны записываться в хронологическом порядке. Недостающие данные или пробелы в журнале недопустимы. Цель такой дисциплины — обеспечить соблюдение законодательства и проследить каждое движение. При необходимости скачайте официальные образцы для правильного форматирования и порядка внесения записей.
Порядок оформления журнала
Используйте унифицированную форму журнала для регистрации всех записей без пропусков. Журнал должен содержать информацию о выданных и полученных буклетах, включая вкладыши, запасные экземпляры и заполненные дубликаты. Если бланк отсутствует, скачайте новый образец прямо с официальных ресурсов. Не используйте произвольные шаблоны — для единообразного ведения документации допускаются только утвержденные форматы.
Правила заполнения книги учета
При ведении журнала соблюдайте порядок, определенный внутренней политикой организации и федеральными нормативными актами. Каждая запись должна включать полное имя сотрудника, тип действия (выдача, возврат, исправление), номер документа и дату. Заполненные страницы должны быть подписаны ответственным лицом. Пустые строки не допускаются — если строка не используется, она должна быть перечеркнута, чтобы предотвратить дальнейшие изменения.
Организации должны назначить ответственное лицо за ведение журнала. Назначенное лицо должно следить за своевременным внесением всех данных, связанных с обработкой буклетов и вкладышей. Применяйте отдельную нумерацию для каждого бланка и последовательно используйте один и тот же формат во всей книге.
Что и когда записывать
Записи должны вноситься сразу после выдачи или получения буклета или приложения к нему. Не затягивайте с регистрацией — несвоевременные записи могут привести к несоответствиям. Если обнаружена ошибка, исправьте ее, проведя одну линию через неправильные данные, внеся рядом правильную информацию и заверив изменения подписью и датой.
Используйте только черные или синие чернила. Избегайте карандашей и корректирующих жидкостей. Заполненные книги должны храниться в безопасных местах с ограниченным доступом. В случае утери создайте новую запись с соответствующим обоснованием и следуйте стандартной процедуре замены.
Правила заполнения реестра
Начните с подготовки специальной книги для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга предназначена для использования в организациях, которые ведут учет вручную. Заполненные записи должны вестись в хронологическом порядке и без пропусков.
Структура журнала
- В журнале необходимо указать полное имя человека.
- Укажите дату выдачи и тип бланка (основная брошюра или вкладыш).
- Записать порядковый номер выданного бланка.
- Укажите причину выдачи (например, первичная выдача, утеря, повреждение или добавление вкладыша).
- Зафиксируйте подпись лица, получившего бланк, и ответственного должностного лица.
Требования к вводу данных
- Используйте только черные или синие чернила. Исправления или пустые места не допускаются.
- Каждая выданная единица — основной бланк или вкладыш — должна регистрироваться отдельно, даже если она выдана одному и тому же лицу.
- Если произошла ошибка, запись должна быть аннулирована с письменным объяснением и добавлена новая строка ниже.
- Все записи должны быть проверены и подписаны лицом, ответственным за ведение журнала.
Для организаций, которым нужна справка, можно скачать образец формата книги. Формы вкладышей и основных буклетов должны соответствовать установленному образцу, утвержденному для такой документации. Убедитесь, что структура книги регистрации соответствует политике внутреннего контроля и федеральным стандартам.
Если используются вкладыши, они должны регистрироваться с той же степенью детализации, что и основные формы. Их выдача регистрируется отдельной записью со ссылками на оригинал бланка, если это необходимо. Этот принцип обеспечивает прозрачное отслеживание и надлежащее документирование.
Если в журнале допущена ошибка
Исправьте неправильные записи, проведя одну линию через неточные данные, не используя корректирующую жидкость. Рядом с зачеркнутым текстом напишите точную запись. Каждая корректировка должна быть подтверждена датой и инициалами ответственного лица.
В журнале учета движения трудовых книжек, включая дополнения, должна сохраняться точность всей записанной информации. Если в документе указан неправильный номер или серия, немедленно обновите запись, следуя документированной процедуре ведения таких журналов.
Убедитесь, что все поля данных остаются читаемыми после внесения изменений. Переписывание всей строки допустимо только в том случае, если одно зачеркивание не сохраняет четкости. Храните заполненные книги и вкладыши в надежном месте, соблюдая те же принципы хранения и доступа, которые изложены в вашем внутреннем протоколе документации.
Если в инструкциях вашей организации нет образца шаблона для исправления подобных ошибок, используйте стандартный формат записи, описанный в утвержденном руководстве по ведению документации. Указывайте тип исправляемой ошибки, касается ли она регистрационного номера, даты выдачи или идентификационной информации, и фиксируйте каждое исправление в том же журнале, который используется для первоначальных записей.
Никогда не удаляйте и не уничтожайте ошибочные листы из книги учета. Все страницы должны оставаться в хронологическом порядке, чтобы сохранить юридическую целостность системы отслеживания. Убедитесь, что все измененные записи соответствуют соответствующим оригинальным документам, чтобы избежать расхождений.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек?
Журнал регистрации трудовых книжек служит важнейшим инструментом для организации и документирования всех необходимых действий по учету, хранению и передаче трудовых книжек в организации. Этот документ обеспечивает надлежащий учет каждой выданной книжки, включая регистрацию всех вкладышей, дополнений и изменений, вносимых в саму книжку.
Журнал предназначен для следующих целей:
- Хранение информации: В нем ведется подробный учет каждой выданной книги, а также всех внесенных в нее дополнений, таких как дополнения или изменения в деталях книги.
- Поддержание соответствия: Организации должны следовать строгим правилам, касающимся записи данных в этот журнал. Эти правила определяют правильный формат и способ регистрации каждой выданной или измененной книги.
- Отслеживайте все изменения: Любой новый вкладыш или обновление информации в книге должны быть отмечены в журнале с четкой ссылкой на соответствующую страницу или заполненную форму. Это гарантирует отсутствие расхождений в документации.
- Четкое указание личных данных: Личная информация и трудовая биография сотрудников должны быть точно внесены в журнал, включая такие изменения, как обновление должностных позиций или переводы.
- Структурированное ведение записей: Журнал должен соответствовать определенному формату, каждая запись в нем должна отражать правильный порядок и соблюдение установленных правил регистрации изменений, переводов и хранения книги.
В случае каких-либо ошибок или несоответствий от организации могут потребовать объяснений или корректирующих действий, что заставляет строго придерживаться правил регистрации. Ведя точный и полный учет, организация не только обеспечивает соблюдение законодательства, но и гарантирует целостность своих трудовых книжек.