Как заполнить форму ЕФС-1 по договорам ГПХ

Представьте отчет EFS-1 не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если подрядчик начинает или заканчивает работу в одном и том же месяце, укажите обе даты в разделе 2 с соответствующими действиями и приложите подтверждающие документы с точными датами. Используйте только официальные шаблоны — любое отклонение может привести к отказу со стороны Пенсионного фонда.

Работодатели должны указывать персональные данные в строгом соответствии с документами, удостоверяющими личность человека. Ошибки в номере паспорта, дате рождения или дате заключения договора — частая причина отказа в приеме данных. Внимательно отнеситесь к разделу «Название» — неправильная классификация «гражданско-правовой договор» вместо «трудовой договор» может привести к нарушениям в отчетности.

Данные в блоке 1 должны совпадать с данными из договора: тип действия, дата начала и дата окончания (если применимо). Несколько договоров с одним и тем же лицом требуют отдельных записей. Следуйте структуре официального образца, чтобы избежать дублирования и обеспечить точность при ссылке на каждый договор по номеру и дате.

Не откладывайте отчетность. Работодатели обязаны представлять информацию обо всех гражданских договорах, предусматривающих выполнение трудовых функций. Если одно и то же лицо выполняет несколько заданий, укажите каждый договор в отдельности и укажите соответствующие коды действий. Регулярно проверяйте наличие обновлений — сроки и требования могут меняться без предварительного уведомления.

Перед отправкой убедитесь, что все поля данных заполнены правильно. Используйте подсказки, приведенные в разделе инструкций программного обеспечения для подготовки отчетности. Автоматическая проверка обнаружит несоответствия в именах, датах или идентификаторах. Ошибки, допущенные при первоначальной подаче, можно исправить только путем отправки нового файла с той же структурой и обновленной информацией.

Коротко о главном 5 пунктов

Подавайте GPH-отчет только при наличии фактических соглашений с физическими лицами; если данные отсутствуют, отчет не подается.

Отчеты подаются ежеквартально, срок сдачи — 25-е число месяца, следующего за отчетным периодом, например, за 1 квартал 2025 года срок сдачи — 25 апреля.

Всегда проверяйте, чтобы титульный лист (титульному листу) соответствовал данным отчета, включая МНН, КПП и дату отчета (датой отчета).

Обратите внимание на раздел 3: в нем отражается, с кем из физических лиц заключались договоры в данном квартале, и он должен точно соответствовать персональным данным и периоду деятельности.

Используйте только актуальные форматы форм отчетности, устаревшие версии не принимаются — всегда проверяйте обновления перед подачей, чтобы избежать ошибок в графах и листе данных.

Как правильно указать срок действия гражданского договора в форме 5-EFS-1

Всегда указывайте начало срока с точной даты договора — она проставляется в графе 2 табличной части. Дата должна полностью совпадать с той, что указана в оригинале документа, подписанного обеими сторонами.

В графе 3 укажите дату окончания договора. Если в договоре четко прописана дата окончания, ее следует указать в точности. В случаях, когда дата окончания не установлена, используйте дату фактического завершения, но только если она попадает в отчетный период.

Работодатели часто неправильно указывают день увольнения — не используйте дату предоставления отчета или дату оплаты. Правильная запись зависит исключительно от фактического завершения услуг или даты, указанной в первоначальных документах.

Если работа продолжается и после отчетного квартала, оставьте графу 3 пустой и подайте обновленные данные позже, как только произойдет фактическое завершение. Это относится к текущим заданиям по бессрочным договорам.

Для контрактов, подписанных в начале квартала, проверьте, действительно ли деятельность началась в том же квартале. Сообщайте только о тех, которые были реально начаты в течение отчетного периода; в противном случае перенесите отчетность на следующий период.

В случае неуверенности обращайтесь к официальному образцу и всегда соблюдайте последние правила отчетности. Точное указание даты поможет избежать ошибок, штрафов и ненужных разъяснений со стороны властей.

Пример 1

Для соглашений, заключенных в январе 2025 года и завершенных в том же месяце, отчетность обязательна в отчетном месяце. Представьте отчет до 2-го рабочего дня февраля 2025 года. Отсрочка не допускается в связи с коротким сроком действия договора.

Отчет должен содержать следующие табличные поля: Лист 3, столбцы с 1 по 6. В колонке 3 отражается точная дата начала, а в колонке 4 должен быть указан последний календарный день фактического оказания услуг. В колонке 5 указывается количество полных дней в течение периода действия договора. В графе 6 должна быть указана общая сумма начисленной компенсации.

Используйте Лист 1 для сводных идентификационных данных. Не оставляйте обязательные ячейки пустыми. Отчитывающаяся организация должна использовать версию формы, действующую в 2025 году. Используйте последний утвержденный формат с правильными кодами года. Не путайте даты подписания и исполнения — для целей отчетности используйте только фактические даты оказания услуг.

Отчитывающиеся организации должны представлять документ методом, соответствующим типу их организации. Если отчетность представляется по электронным каналам, убедитесь в правильности авторизации цифровой подписи. Для каждого отдельного соглашения требуется один отчет.

Пример правильно заполненного отчета: краткосрочная услуга, подписана и оформлена в январе 2025 года, 5 календарных дней работы, общая сумма оплаты 15 000 рублей, сдана до 3 февраля. Данный образец соответствует реальной практике и может быть использован в качестве контрольного макета для аналогичных случаев.

Пример 2

Чтобы правильно отразить гражданские контракты с несколькими периодами обслуживания, убедитесь, что отчетность соответствует фактическим датам завершения. Ниже приведена пошаговая разбивка для контрактов, выполняемых по частям.

• Включите каждый сегмент соглашения в отдельную строку, если услуги предоставляются поэтапно.
• Укажите дату завершения каждого этапа в графе 6 на листе 3.
• Используйте один и тот же номер договора, но указывайте разные отчетные периоды, если работы выполнялись с перерывами.
• Не объединяйте интервалы оказания услуг в одну запись — представление должно соответствовать фактической структуре оказания услуг.

Например, если один договор включает услуги с 1 февраля по 10 марта и с 5 апреля по 30 апреля, введите две отдельные строки в отчет на странице 3.

1. В первой строке укажите период с 1 февраля по 10 марта, затем заполните соответствующую информацию об оплате и завершении.
2. Во второй строке укажите период с 5 по 30 апреля, следуя той же логике.

В начале отчета сопоставьте данные о контракте с правильным идентификационным разделом на титульном листе. Избегайте использования оценочных или прогнозируемых дат — принимаются только фактические данные о завершении.

Сроки представления отчета по-прежнему привязаны к месяцу завершения. Если услуги закончились в марте и апреле соответственно, вы должны указать их в мартовском и апрельском отчетах отдельно, а не консолидировано.

Для наглядности используйте этот макет в качестве образца при составлении данных: он соответствует структуре, требуемой для шаблона GPH-отчета, и отвечает правилам подачи.

Убедитесь, что все пункты соответствуют указаниям в разделе 3 формы отчета. Используйте образец в качестве справочного материала при заполнении, основываясь на фактическом исполнении, а не на предполагаемых датах.

Пример 3

Тип отчета по договорам, заключенным в 2025 году, должен быть представлен с указанием точной даты завершения. При подготовке отчета работодателю необходимо использовать версию 5 формата, указав в графе «Дата окончания» конкретную дату окончания договора.

Ниже приведен образец заполнения табличного раздела после завершения краткосрочного задания в течение отчетного периода:

Короткий срок позволяет работодателю заполнить gph-отчет по фактическим датам привлечения. В отчете должны быть отражены реальные значения и точные действия по договору. Это необходимо для правильной подачи отчетных документов в соответствии с действующими правилами. Убедитесь, что все поля заполнены точно, чтобы избежать отказа.

Отчет по гражданско-правовым договорам: Когда сдавать и как заполнять

Подайте GPH-отчет в текущем квартале, если договор был подписан и завершен в течение того же отчетного периода. Например, если договор был заключен в 1 квартале 2025 года, а работы закончились в марте, данные необходимо представить не позднее 15 апреля 2025 года.

• Используйте Лист 3 для договоров, заключенных в соответствии со статьей 1.1 Гражданского кодекса, без трудовых обязательств.
• Каждый отчет должен отражать фактический период выполнения работ с четким указанием дат начала и окончания.
• Если срок действия договора превышает один квартал, отчет представляется после окончательного завершения работ, а не ежемесячно.

Для правильной подачи отчета выполните следующие действия:

1. Укажите отчетный период по кварталам и годам (например, 1 квартал 2025 года).
2. Укажите полное имя исполнителя и идентификатор налогоплательщика, если таковой имеется.
3. Укажите даты начала и завершения контракта на основании подписанного документа.
4. Укажите сумму выплаченного дохода и точную дату его перечисления.
5. Укажите все персональные данные из официальных удостоверений личности в строгом соответствии с документом.

Отчет подается один раз, сразу после выполнения. Досрочная подача до завершения работ не допускается. Файл должен содержать только окончательно оформленные договоры, предварительные записи не принимаются.

Если в одном квартале действуют несколько соглашений, включите каждое из них в отдельные строки одного отчета. Не группируйте и не обобщайте данные по отдельным лицам.

Обратите внимание на следующее:

• Каждая запись должна точно соответствовать дате оплаты и завершения работ.
• Не представляйте отчет, если работа еще не завершена, даже если была произведена частичная оплата.
• Для контрактов, прекращенных досрочно, в отчете отражается фактическое выполнение работ с пересмотренной датой завершения.

Убедитесь, что все поля заполнены. Отсутствующие данные или неправильные даты приводят к отклонению отчета. Используйте только данные за текущий год; данные за предыдущие годы в текущем цикле представления не принимаются.

Какие отчеты должны быть представлены по гражданским контрактам

Работодатели должны представлять отчет по каждому лицу, привлеченному по договору об оказании услуг, если были произведены какие-либо выплаты. Отчетность обязательна независимо от типа договора, если в течение отчетного периода было выдано вознаграждение.

Сводка составляется в начале каждого квартала и основывается на завершенных или текущих договорах. Отчетность включает в себя заполнение определенных полей в табличных разделах с указанием даты начала и окончания договора, суммы платежа и применимого налогового периода.

Каждый отчет привязан к идентификационным данным работника и должен быть представлен даже в случае досрочного расторжения договора или отсутствия выполненной работы. Поля, связанные с датами выплат и отчетным месяцем, являются обязательными, с отдельными записями по каждому отдельному договору.

Раздел заголовка должен содержать правильный код отчетности и идентификаторы работодателя. Работодатели должны обеспечить заполнение всех соответствующих граф, особенно в отношении дат заключения и выполнения контракта, периода оплаты и статуса работника по договору.

Сроки представления отчетности соответствуют квартальному графику: форма представляется не позднее 25-го дня после окончания отчетного квартала. Если за один период было заключено несколько договоров, каждый из них отражается в отдельной строке отчета.

Используйте официальные шаблоны и соблюдайте порядок оформления в соответствии с действующей редакцией. Для наглядности используйте последний образец структуры, предоставленный регулирующим органом. Отчеты с незаполненными обязательными полями или несоответствиями в данных о контрактах подлежат отклонению или пересмотру.

Среди распространенных проблем: неправильные ссылки на даты контрактов, отсутствие итоговых сумм и несоответствие налоговых периодов. Работодателям рекомендуется проверять заполненные отчеты с помощью инструментов проверки или автоматизированных проверок перед подачей.

Рекомендации содержатся в официальном руководстве и включают подробные примечания к каждому из обязательных пунктов. Обратите особое внимание на поля, связанные с видами доходов, страховыми взносами и статусом завершения работы.

Сроки представления отчетности по гражданским договорам

Подайте отчет EFS-1 в течение 3 рабочих дней после подписания или расторжения гражданского договора. Если договор заканчивается в 2025 году, отчетность обязательна, даже если оплата будет произведена позже. Отчеты подаются в электронном виде через систему Социального фонда.

Для договоров, заключенных в первом полугодии, необходимо обеспечить подачу отчета до конца соответствующего отчетного периода. Например, если договор заканчивается 28 марта, крайний срок предоставления данных — 2 апреля. Всегда указывайте точную дату завершения контракта, чтобы определить надлежащее окно отчетности.

Титульный лист и лист данных являются обязательными. Титульный лист содержит общую информацию, а в блоке данных указываются платежи и периоды. Правильно заполненные табличные части снижают риск отказов. Точным примером может служить отчет, представленный с периодом «01.01.2025-31.03.2025» на втором листе.

Отчеты с ошибками в выборе периода или отсутствующими ячейками таблицы отклоняются автоматически. Во избежание задержек используйте предопределенные образцы или шаблоны для каждого типа отчетности. Декларируются только контракты с фактическим исполнением в отчетном периоде. Исключения, основанные только на датах оплаты, не допускаются.

Данные группируются не по календарным годам, а по отчетным действиям. Каждая подача EFS-1 соответствует либо началу, либо завершению контракта. Подавайте отдельные отчеты, если изменения произошли после первоначальной подачи.

Краткие рекомендации: еженедельно проверяйте статус договора, назначайте ответственных сотрудников, отслеживайте все разделы 2-й и 3-й формы отдельно и проверяйте каждый лист перед загрузкой. Порядок подачи документов должен строго соответствовать внутренним срокам, чтобы совпадать с федеральными сроками.

ГПХ-отчет ЕФС-1 как заполнить

Начните с титульного листа, указав идентификационный номер организации и отчетный период. Убедитесь, что отчетный год равен 2025, а вид отчетности правильно указан в разделе 1. Для договоров, заключенных вне рамок трудовых отношений, укажите «1» в соответствующем чекбоксе.

Перейдите к табличной части, используя Лист 3. Каждая строка соответствует одному договору. В качестве даты начала договора используйте дату его подписания. Дата завершения должна соответствовать фактическому окончанию оказания услуг. Даты должны быть оформлены в виде ДД.ММ.ГГГГ.

В графе 1 указывается полное имя физического лица. В колонке 2 указывается идентификационный номер налогоплательщика. Если его нет, оставьте пустым. В графе 3 укажите дату рождения. В графе 4 должен быть указан код пола: «1» — мужской, «2» — женский. В графе 5 указывается код гражданства; для России используйте «643».

В графе 6 указывается тип договора. Для договоров, не связанных с трудоустройством, укажите «02». В графе 7 указывается номер договора. Если он отсутствует, напишите «Без номера». В графе 8 укажите дату начала действия договора. В графе 9 указывается дата окончания. В графе 10 должна быть указана дата выплаты дохода.

Для каждой записи убедитесь, что договор действует в течение отчетного периода. Соглашения, заключенные и расторгнутые в течение одного года, должны быть включены только один раз. Сверьте все данные с первичными документами.

Для справки используйте официальные образцы, предоставленные Пенсионным фондом. Избегайте ошибок в персональных идентификаторах, датах и кодах. Перепроверьте форму перед подачей, чтобы исключить несоответствия. Подавайте заполненный файл в утвержденном электронном формате.

Для 2025 года обновления включают незначительные изменения в структуре табличных листов. Для правильного заполнения обращайтесь к руководству по конкретным пунктам. Используйте встроенные подсказки в программном обеспечении для подготовки отчетности, чтобы ускорить процесс и избежать пропусков.

Какие договоры требуют отчетности

Отчетность обязательна для гражданско-правовых договоров, по которым человек оказывает услуги за вознаграждение, не будучи официально трудоустроенным. Главное условие: действия должны приносить доход и предполагать личное исполнение со стороны исполнителя.

• Подавайте отчеты по договорам, заключенным с физическими лицами, если оплата связана с конкретными заданиями или услугами.
• Если работа выполняется лично и не передается третьим лицам, включите соглашение в отчет.
• Исключаются договоры, заключенные с физическими лицами, зарегистрированными как индивидуальные предприниматели, при условии, что услуга относится к их предпринимательской деятельности.
• Договоры с юридическими лицами не учитываются — к ним относятся только частные лица.

Обязанность по представлению отчетности возникает, если оплата была произведена или деятельность осуществлялась в течение отчетного периода. Ориентируйтесь на эти правила:

1. Для определения отчетного месяца используйте дату подписания и период исполнения.
2. Даже если договор был подписан раньше, отчитывайтесь, когда был произведен платеж или оказаны услуги.
3. Включите в отчет все гражданско-правовые договоры, дата исполнения которых приходится на календарный месяц.

Работодатели представляют данные на странице 1, в титульном разделе и разделе 3. Форма заполняется на каждого сотрудника отдельно. Убедитесь, что даты совпадают с датами в договоре и платежных ведомостях.

Правильное заполнение означает отражение всех оплаченных видов деятельности с точными датами начала и окончания. Придерживайтесь установленных сроков:

• Подавайте декларацию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.
• Если 5-е число выпадает на выходной, отчитайтесь за предыдущий рабочий день.

Используйте шаблоны и официальные образцы в качестве руководства. Ошибки в отчетности обычно возникают, когда упускаются из виду виды деятельности или не совпадают периоды. Используйте подсказки контрольного списка для проверки перед отправкой.

Подсказки для титульной страницы

В поле 1 всегда указывайте отчетный год как 2025. Если период действия договора охватывает более одного года, укажите только год начала действия договора. Например, если договор начинается в декабре 2024 года и продолжается до 2025 года, введите 2024 год.

В поле 5 должен быть указан правильный отчетный период. Если отчетность представляется впервые за год, выберите «01» для первого периода. Если вы представляете исправления или дополнительные данные по тем же соглашениям, выберите «02».

В разделе «Причина отчетности» укажите соответствующий код в зависимости от ситуации. Для первоначального представления используйте код 1. При корректировке ранее представленной информации используйте код 2.

Убедитесь, что полное название отчитывающейся организации указано в соответствии с регистрационными документами. Любое несоответствие может привести к отклонению данных. То же самое относится к регистрационному номеру и ИНН.

В разделе «Заголовок» также есть поля для подписи и даты. Подпись ставится от имени ответственного лица, данные которого зарегистрированы в Пенсионном фонде. Дата не должна превышать срок подачи документов — проверьте актуальные сроки подачи за каждый квартал.

Если организация представляет информацию о договорах, заключенных на гражданско-правовой основе, титульный лист является обязательным, даже если в течение отчетного периода действовал только один договор. Если в выбранном квартале не действовало ни одного договора, отчет не требуется.

Отчет составляется за квартал — если договор закончился в марте 2025 года, отчитайтесь за I квартал. Не переносите данные на более поздние периоды. Несвоевременная подача отчета влияет на сроки и может привести к штрафам.

В один отчет включается только один титульный раздел, независимо от количества перечисленных контрактов. Тщательно проверьте все поля перед отправкой, чтобы избежать отклонения из-за неправильных или отсутствующих значений.

Особенности табличных данных

Начните с листа 2. Он содержит основные данные для отчетности по договорам гражданско-правового характера. Работодатели должны действовать на основании фактических периодов работы, включая промежутки между договорами, если они существуют.

• В графе 5 должна быть указана фактическая дата начала работы. Не указывайте даты подписания договора, если они не совпадают с рабочим периодом.
• Сроки представления отчетности зависят от фактического начала или окончания оказания услуг, а не от оформления документов. Несвоевременное внесение данных может повлиять на обязательства по отчетности.
• Используйте отдельные строки для каждого договора. Если в течение одного года заключено несколько договоров, повторите все необходимые данные для каждого случая.
• Обеспечьте согласованность с основным листом: названия, идентификаторы работодателей и коды услуг должны совпадать с титульным листом.
• Действия по расторгнутым договорам должны быть отражены с точной датой окончания в соответствующем поле — это обязательно для годового отчета.

При заполнении списка работодателям следует обратить внимание на:

1. Использование точных номеров договоров в указанной графе во избежание дублирования или отклонения данных.
2. Соблюдение структуры: каждой новой записи соответствует одна строка, независимо от продолжительности или типа оплаты.
3. Перекрестная сверка итоговых записей с итоговым разделом для подтверждения полноты данных.

В программном обеспечении формы есть встроенные подсказки — используйте их для уточнения полей. Например, подсказка рядом с колонкой 2 предлагает ввести уникальный индивидуальный номер без пробелов.

Основная проблема для 2025 года заключается в отслеживании отчетов за разные месяцы, особенно если работа носит краткосрочный характер или пересекается. Работодатели должны вести внутренние журналы, чтобы избежать пропусков.