С 1 сентября 2024 года электронные подписи сотрудников перестанут быть действительными для подписания некоторых деловых документов. Это изменение потребует от компаний адаптации к новым процедурам подписания отчетов и официальных бумаг. Если в настоящее время вы полагаетесь на электронные подписи сотрудников, крайне важно ознакомиться с новыми правилами и принять меры до истечения установленного срока.
Основные изменения коснутся машиночитаемых документов (MRD), которые должны быть подписаны лицами, имеющими соответствующие полномочия. С сентября использование электронных подписей сотрудников будет ограничено. Вместо этого предприятия должны обеспечить наличие правильной доверенности или разрешения, позволяющего конкретным лицам подписывать документы от имени компании. Важно понять, нужно ли вашей организации заново оформлять доверенности или корректировать существующие.
Если вы еще не приняли меры по исправлению или переоформлению этих доверенностей, сейчас самое время это сделать. Новые правила обеспечат, чтобы только уполномоченные лица с действительными документами могли подписывать необходимые отчеты. Это изменение повлияет на различные бизнес-процессы, поэтому важно определить, кто будет отвечать за подписание документов после перехода.
Чтобы переход прошел гладко, проанализируйте свои внутренние процедуры и убедитесь, что все необходимые документы в порядке до вступления правил в силу. Корректировка порядка работы с разрешениями и подписями позволит не только избежать задержек, но и гарантировать соответствие грядущим изменениям.
Кого не затронут новые правила
Организации, которые не обязаны переходить на новую систему электронной подписи до установленного срока, будут освобождены от изменений. К ним относятся следующие группы:
- Государственные органы: Государственные учреждения и агентства, которые в настоящее время используют машиночитаемые документы или уже имеют специальные процедуры для цифровых подписей, не будут затронуты. Они могут продолжать использовать существующие механизмы без изменений.
- Организации со специальными соглашениями: Если у компании есть контракт или соглашение с правительством или другим регулирующим органом, предусматривающее иной порядок подписания документов, она может продолжать следовать условиям своего соглашения без необходимости вносить изменения.
- Организации, пользующиеся услугами третьих лиц: Компаниям, пользующимся услугами внешних поставщиков для обработки или проверки документов, возможно, не придется ничего менять, если эти службы имеют собственные механизмы для соблюдения новых правил.
- Зарегистрированные трасты: Трасты, в которых установлены процедуры проверки документов через назначенных сотрудников или попечителей, могут не подпадать под действие изменений, в зависимости от характера их деятельности и структуры.
Что вам нужно сделать
Если вы относитесь к одной из вышеупомянутых категорий, никаких немедленных действий предпринимать не нужно. Однако крайне важно регулярно проверять свой статус соответствия обновленным правилам. В случае возникновения каких-либо сомнений целесообразно проконсультироваться с юридическим консультантом, чтобы убедиться, что ваша деятельность полностью соответствует новым требованиям.
Что нужно сделать до наступления крайнего срока
Если вы не уверены, что новые правила затронут вашу организацию, проанализируйте свои внутренние процессы и проконсультируйтесь с юридическим отделом. При необходимости внесите необходимые изменения или оформите доверенность на право подписи документов через уполномоченного представителя. Убедитесь, что все необходимые документы готовы к переходу до наступления крайнего срока.
Что необходимо сделать до 1 сентября
До 1 сентября 2024 года необходимо внести несколько изменений, чтобы привести их в соответствие с предстоящими изменениями. В первую очередь необходимо обновить или переиздать все соответствующие документы, которые могут потребовать электронной подписи. Убедитесь, что у всех сотрудников или уполномоченных представителей есть соответствующие полномочия и инструменты для подписания. Вам следует проверить, будут ли по-прежнему действительны текущие полномочия, или их необходимо обновить или заменить. Если в ваших процессах используются электронные подписи, убедитесь, что ваши методы соответствуют новым правилам, поскольку после истечения срока они могут утратить силу.
Корректировка методов авторизации
Пересмотрите способы предоставления прав. Если в вашей организации используются сертификаты личного доверия, будьте готовы перейти на новые способы назначения таких разрешений. Это может включать в себя внедрение обновленных рабочих процессов или использование машиночитаемых подписей. Если речь идет о разрешениях от третьих лиц, проверьте, не требуют ли они внесения изменений или подписания новых документов. Проверьте все доверенности и решите, нужно ли их перевыпускать с обновленными процедурами, чтобы они соответствовали новой системе.
Подготовьте документы к переходу
Убедитесь, что все юридические и финансовые документы правильно оформлены и подписаны в соответствии с новыми правилами. Перепроверьте все записи и внесите необходимые исправления. Любой документ, не соответствующий пересмотренным стандартам, может быть отклонен, что может привести к значительным задержкам. Убедитесь, что сотрудники или представители, которые в настоящее время занимаются подписанием документов, осведомлены о новых требованиях и готовы к их внедрению.
Как использовать машиночитаемую доверенность?
Чтобы использовать машиночитаемую доверенность (MChD), убедитесь, что документ соответствует требуемому формату и содержит правильную цифровую подпись. В соответствии с новыми правилами MChD должны быть полностью совместимы с автоматизированными системами проверки, что позволит избежать ручной обработки. Сначала подтвердите подлинность доверенности и убедитесь, что документ актуален и не содержит расхождений.
Прежде чем использовать MChD, ознакомьтесь с правилами ее выдачи. MChD должен быть подписан уполномоченным представителем и привязан к удостоверению личности человека. Убедитесь, что необходимые поля данных заполнены правильно, чтобы избежать ошибок при дальнейшей обработке документа. Если возникнут какие-либо проблемы, можно исправить MChD, внеся исправления или перевыпустив его в соответствии с новыми стандартами.
Новый подход не затрагивает доверенности, которые были выданы до перехода на новые стандарты. Вы можете продолжать использовать старые документы до указанного срока переоформления. Однако рекомендуется начать процесс перехода на новые стандарты как можно раньше, чтобы избежать задержек при наступлении крайнего срока. Помните, что устаревшие формы доверенностей могут не приниматься после окончания периода корректировки.
Чтобы проверить машиночитаемую доверенность, всегда проверяйте цифровую подпись и прилагаемые метаданные. Документ должен быть доступен для чтения автоматизированными системами, не требуя вмешательства человека для интерпретации. Если есть сомнения в достоверности или форматировании, исправьте их перед подачей документов, чтобы обеспечить бесперебойную обработку.
Переоформление доверенностей, можно ли исправить MCD?
Переоформление доверенности становится необходимым в некоторых случаях, особенно когда действующая доверенность уже не соответствует обновленным правилам. Если в машиночитаемом документе (MCD) есть ошибки, важно понять, можно ли их исправить, не перевыпуская всю доверенность. Согласно новым правилам, ошибки в MCD иногда могут быть исправлены, если они не влияют на целостность документа и не нарушают правовых норм. Однако если ошибка критическая (например, неверные данные подписывающего лица или отсутствие информации), единственным решением будет перевыпуск документа.
Очень важно проверить, являются ли необходимые изменения косметическими (например, исправление написания имени) или более существенными (изменение предоставленных полномочий). Незначительные проблемы могут быть решены путем внесения исправлений в исходный документ, в то время как значительные изменения потребуют полной переаттестации с новым MCD.
Если доверенность необходимо перевыпустить, убедитесь, что вся необходимая информация обновлена и что документ соответствует последним стандартам. Ошибка в MCD может привести к тому, что документ будет отклонен, поэтому проверка точности всех данных крайне важна. Всегда консультируйтесь с юристом, чтобы избежать осложнений в процессе переоформления.