Всегда указывайте суммы исходя из фактического периода выплаты зарплаты. Если зарплата за декабрь 2022 года была выплачена в январе 2023 года, отразите ее по январским показателям. Используйте налоговый период, совпадающий с датой выплаты, а не месяц, в котором была выполнена работа.
Каждую операцию, связанную с налогооблагаемым доходом, отражайте в соответствующих строках. Заработная плата, разовые премии, оплата больничных листов (временной нетрудоспособности) и другие компенсации должны быть показаны отдельно. Например, больничный лист, оплаченный в феврале 2022 года за январь, должен быть включен в итоговые показатели за февраль.
Для таких пособий, как пособия по временной нетрудоспособности или выплаты по беременности и родам, указывайте полную сумму в том месяце, когда она была перечислена сотруднику. Используйте систему КонсультантПлюс или аналогичные инструменты для проверки кодов и полей, необходимых для каждого вида компенсации.
Не объединяйте несвязанные суммы. Суммы, выплаченные по больничному листу, отличаются от обычной зарплаты и должны быть указаны в отдельных строках. Если была выдана единовременная субсидия на приобретение жилой недвижимости, укажите ее код и ссылку на статус освобождения от налога по правилам НДФЛ.
В отчете 2-НДФЛ точно отразите удержанные суммы налога и дохода. За каждый период суммы выплаченных и удержанных налогов должны совпадать. Неправильное отражение даже небольших сумм может привести к разногласиям с налоговыми органами.
Обратите внимание на правильное структурирование дат и кодов. Каждая строка должна представлять отдельный вид платежа или дохода, например, жилищную субсидию, больничный лист или зарплату. Сверьте каждое поле с официальным руководством, действующим для отчетного года, например, для 2022 года, чтобы обеспечить последовательность в системе.
Как правильно отразить больничный лист в 6-НДФЛ — пример
Отразите оплату больничного листа в 6-НДФЛ, включив ее в отчетный квартал, когда доход был фактически перечислен работнику. Согласно статье 223 Налогового кодекса, налоговая база по больничным возникает на дату выплаты, а не на дату начисления.
- Налогооблагаемый доход по больничному листу нужно показать в том отчетном периоде, когда он был выплачен.
- Укажите сумму в строке 020 6-НДФЛ как часть совокупного налогооблагаемого дохода за период.
- Включите НДФЛ, удержанный с больничного листа, в строку 040.
- В разделе 2 формы используйте:
- Строка 100 — фактическая дата выплаты пособия по больничному листу;
- Строка 110 — дата удержания налога (та же, что и в строке 100);
- Строка 120 — срок перечисления налога в бюджет: на следующий рабочий день после оплаты;
- Строка 130 — общая сумма оплаченного больничного листа;
- Строка 140 — сумма удержанного налога.
Например, если компенсация по больничному листу была выплачена 5 апреля 2025 года, включите эту операцию в отчет за второй квартал. Используйте фактическую дату перечисления и сумму налога по данным системы обработки платежных ведомостей. Не распределяйте платеж по периодам, если он частично относится к предыдущему месяцу. Налог удерживается в момент перечисления средств со счета организации.
В программном обеспечении для расчета заработной платы или в налоговой системе обеспечьте правильную привязку операций с больничными листами, чтобы избежать ошибок в налоговой отчетности. Доход не считается частью обычной зарплаты и учитывается отдельно от выплат, связанных с использованием жилого помещения, премий или других установленных законодательством выплат.
Используйте КонсультантПлюс для проверки обновлений законодательства, касающихся 6-НДФЛ, налогообложения доходов, а также законодательных норм, касающихся выплат по больничным листам. Чтобы избежать штрафов, форму необходимо подать в установленный срок.
Кроме того, не дублируйте один и тот же доход в 2-НДФЛ — сумма автоматически включается в свод налоговой системой. Больничный лист не требует разбивки на рабочие и календарные дни в отчете, важны только данные о фактической выплате и налоговом вычете.
Как отразить больничный лист в форме 6-НДФЛ
За периоды, начиная с 2025 года, больничные нужно отразить в строке 111 с указанием даты выплаты. В строке 130 укажите сумму налога, удержанную на эту дату. Если налог перечисляется на следующий рабочий день, отразите его в строке 140 с указанием этой даты. Например, если больничное пособие было перечислено 20 марта, а налог уплачен 21 марта, используйте в форме эти даты.
Не включайте доходы по больничным листам в строку 100, так как эта строка предназначена для зарплаты и других подобных доходов. Отражайте такие выплаты отдельно, чтобы обеспечить правильную налоговую отчетность. При объединении с обычными зарплатными выплатами сделайте отдельные записи для части больничных.
Основные сроки и отчетные периоды
В 2025 году форму 6-НДФЛ подавайте ежеквартально: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января следующего года. Помните об этом, когда будете готовить документы в уставном периоде. Например, доход по больничному листу, выплаченный 28 июня, должен появиться в отчете за II квартал с уплатой налога до 29 июня, если это рабочий день.
Также проверьте данные в разделе 2-НДФЛ, чтобы они совпадали с суммами, указанными в 6-НДФЛ. Суммы выплат по больничным листам должны совпадать в обеих формах. Для проверки последних изменений, касающихся оформления больничных листов, используйте КонсультантПлюс или аналогичные ресурсы.
При оформлении выплат по больничным листам для сотрудников «Жилых домов», в том числе дистанционных работников, придерживайтесь тех же принципов. В бланке должны быть четко разграничены все периоды и суммы для точной обработки налогов. Неправильное отражение налогового периода приводит к штрафам.
В статье про изменения 2022 года действовали аналогичные правила, но с 2025 года обновления стали строже, перепроверяйте каждую строку. Отражайте доходы в соответствующем периоде и не смешивайте разные источники выплат. Это обеспечит правильное оформление и своевременную подачу НДФЛ.