Незакрытый больничный: выплачивать или нет?

Порядок выплаты пособий по больничным не изменился. Однако на практике часто возникают вопросы. В какой срок должны производиться выплаты по больничному листу? Необходимо ли уплачивать НДФЛ с таких выплат? Узнайте об этом и многом другом в нашем обзоре.

• Порядок выплаты больничного пособия в 2025 году
• НДФЛ и страховые взносы с пособий по временной нетрудоспособности
• Примеры расчета выплат по больничному листу в 2025 году
• Пособие по временной нетрудоспособности в государственных учреждениях

Незакрытый больничный: выплачивать или нет?

Для подтверждения своего отсутствия на работе во время болезни работник должен предоставить больничный лист. Он также является основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности. Что делать, если работник представил незакрытый больничный? Ответ зависит от того, что подразумевается под незакрытым больничным.

Больничный лист, или листок нетрудоспособности, выдается в соответствии с установленным Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 года № 624н.

Процесс выдачи больничного

Листок нетрудоспособности выдается при наступлении страхового случая или в день обращения застрахованного лица (если оно было направлено на лечение в другое медучреждение) или в день его закрытия.

Детали о том, какие коды присваиваются медработниками при оформлении листка нетрудоспособности, можно найти в нашем руководстве.

Закрытие больничного листа осуществляется медицинской организацией, в которую обратился пациент для лечения. При амбулаторном лечении лист выдается лечащим врачом на срок до 15 календарных дней. Если нетрудоспособность продолжается более 15 дней, его продление производ

Форма листка нетрудоспособности была утверждена приказом Минздравсоцразвития РФ от 26 апреля 2011 года № 347н. Листок состоит из двух частей: первую часть заполняет медицинская организация, а вторую – работодатель. Записи в листке нетрудоспособности должны быть сделаны на русском языке печатными заглавными буквами. Для бумажного варианта важно правильно выбрать цвет чернил. Это могут быть чернила черного цвета, и записи делаются гелевой, капиллярной или перьевой ручкой, либо с применением печатающих устройств. Записи делаются в специально отведенных ячейках, начиная с первой, с одним пробелом между словами. В случаях, когда необходимо указать закодированную информацию, проставляется соответствующий код из перечня шифров, указанных на оборотной стороне больничного листа. Печати могут выходить за пределы специально отведенного места, но не должны закрывать информацию в ячейках информационного поля бланка. При закрытии больничного свободные строки таблицы «Освобождение от работы» аккуратно прочеркиваются одной горизонтальной линией. Принимая от работника бумажный больничный, обязательно проверьте его на наличие ошибок, из-за которых соцстрах может отказать в зачете расхода. А что делать, если работник принес незакрытый больничный? Решение зависит от того, что именно подразумевается под незакрытым больничным.

Незакрытый больничный: лечение продолжается

Итак, работник предоставил больничный лист на оплату, где строка «Приступить к работе» не заполнена. Но в строке «Иное» указан код 31 (продолжает болеть). Пустые строки таблицы «Освобождение от работы» прочеркнуты горизонтальной линией. В нужных строках есть номер продолжения листка нетрудоспособности, подпись врача и печать медицинской организации. Такое оформление листка нетрудоспособности прямо предусмотрено Порядком для случаев длительного лечения, чтобы человек мог получать пособие по частям. Таким образом, больничный с кодом 31 не только может, но и должен быть оплачен после предъявления.

Больничный при нарушении режима

• 23 — самовольный уход из больницы при лечении в условиях стационара;
• 24 — несвоевременное посещение лечащего врача;
• 25 — выход на работу и выполнение трудовых функций;
• 26 — отказ от прохождения медико-социальной экспертизы;
• 27 — нарушение сроков посещения медицинского учреждения для прохождения экспертизы;
• 28 — прочие виды нарушений.

Рядом с кодом проставляется дата, когда произошло нарушение.

Если работник нарушит режим во время болезни и предоставит листок нетрудоспособности с кодом от 23 до 28, ему будет назначено пособие в пониженном размере.

С даты нарушения режима расчет среднедневной выплаты будет производиться не из заработка работника, а из суммы МРОТ в расчете на календарный месяц, в котором произошло нарушение режима.

• 2018 год – 500 000 руб.;
• 2017 год – 700 000 руб.

ФСС все чаще не удается воспользоваться ошибками, которые допускают медучреждения при оформлении больничного листа. Но ошибки компаний при назначении пособий он выискивает с удвоенной силой и иногда выигрывает судебные споры.

В статье использованы фото с сайта freepik.com

Как оплачивался больничный до 2021 года

До 2021 года пособие по временной нетрудоспособности в установленный законодательством срок оплачивали:

1. Работодатель — с последующим возмещением расходов ФСС (начиная с 4-го дня болезни, при производственной травме — за все дни).

Этот сценарий реализовывался в общем случае, когда на момент выплаты больничного работник являлся действующим штатным сотрудником работодателя.

2. ФСС как субъект правоотношений, регламентируемых положениями закона «Об обязательном страховании» от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

ФСС должен производить выплаты по больничному (начиная с 4-го дня болезни, при производственной травме — за все дни), если (п. 4 ст. 13 закона № 255-ФЗ):

• работодатель, у которого сотрудник имеет право на пособие, ликвидирован на момент оформления больничного;
• работодатель не может оплатить больничный из-за нехватки средств на счете, приоритетно исполняя иные финансовые обязательства;
• работодатель находится в стадии банкротства, и взыскание оплаты больничного с его активов невозможно.

3. ФСС как участник правоотношений, регламентированных постановлением Правительства России от 21.04.2011 № 294.

Речь идет о «пилотном проекте», в рамках которого расчет и выплату пособия осуществляет исключительно ФСС (с 4-го дня болезни, кроме больничного при производственной травме).

Рассмотрим сроки оплаты больничного работодателями и ФСС в каждом из указанных случаев.

Что делать, если сотрудник не закрывает больничный

Сотрудник вышел на работу после болезни, но электронный больничный лист не закрыл. Расскажем, что делать работодателю в таком случае и как выплачивать пособие.

В Системе Главбух вы найдете все рекомендации по оформлению и расчету больничных пособий.

Оплачивать ли незакрытый больничный

Незакрытый больничный лист оплачивать нельзя. При этом за один страховой случай работник может принести несколько больничных листов: первичный, затем продолжение первичного, а дальше возможно продолжение второго.

Первичный больничный лист считается закрытым, если:

• на нем стоят печати медицинской организации;
• врач указал дату выхода на работу или номер следующего больничного листа, который является продолжением, тогда в строке «Иное» будет стоять код 31.

Закрытый электронный больничный

Закрытый электронный больничный имеет статус 030. В системе ЕИИС «Соцстрах» сформирован больничный, а у сотрудника на руках есть талон с номером электронного больничного листа. Больничный со статусом 030 доступен для редактирования страхователем и может быть оплачен. Нельзя платить пособие по временной нетрудоспособности на основании сигнального талончика (корешка) с номером и статусом больничного:

• 010 «открыт»;
• 020 «продолжение».

Работодатель не вправе выплачивать пособие по незакрытому больничному. Листок нетрудоспособности — обязательный документ, по которому компания начисляет пособие за первые три дня (п. 6 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Больничный оформляет и заполняет врач. После выздоровления сотрудника врач закрывает больничный. Затем СФР уведомляет компанию и отправляет предзаполненные сведения для выплаты пособия.

Как должен быть оформлен больничный листок для выплаты пособия Узнать подробнее

Инструкция: как работать с электронными больничными Узнать подробнее

Как заполнить бумажный больничный листок отдельным работникам Узнать подробнее

Что делать, если сотрудник требует пособие

Направьте сотрудника в медицинскую организацию для закрытия больничного листа. Если сотрудник отказывается идти в медицинскую организацию, предупредите его о возможных негативных последствиях.

Сообщите сотруднику, что компания не может допустить его к работе с открытым больничным. Во время больничного ему положено получать пособие, а не зарплату. Однако пособие будет выплачено только после закрытия больничного. Уточните, что выход на работу в период больничного является нарушением режима лечения. Врач может узнать об этом и сделать отметку о нарушении режима — код 25 в больничном. В таком случае, начиная с даты отметки, сотрудник будет получать минимальное пособие в размере МРОТ за календарный месяц.

Пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни назначается и выплачивается работодателем, начиная с четвертого дня – Социальным фондом России (СФР). Все шаги по расчету и выплате больничных можно найти в памятке.

Памятка. Как назначить и выплатить больничное пособие в случае болезни сотрудника

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2025 года доступны в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто введите свой вопрос в поисковой строке и получите рекомендации, применимые к вашей ситуации. Разъяснения предоставляются экспертами – судьями, специалистами Минфина и ФНС.

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2025 года доступны в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто введите свой вопрос в поисковой строке и получите рекомендации, применимые к вашей ситуации. Разъяснения предоставляются экспертами – судьями, специалистами Минфина и ФНС.

Ответственность работодателя за неправильную оплату временной нетрудоспособности

Каждая компания обязана соблюдать установленные нормы и правила, обеспечивая корректное и своевременное начисление выплат своим сотрудникам. Ниже рассмотрим, какие последствия могут ожидать работодателя в случае ошибок в расчетах и какие меры могут быть приняты к компании.

• Штрафные санкции: За неправильное начисление компенсаций работодателю могут быть наложены штрафы контролирующими органами. Размер штрафов зависит от степени нарушения и может существенно повлиять на финансовое состояние компании.
• Выплата неустоек: Сотрудники имеют право на получение неустоек за задержку или неверное начисление выплат. Это означает дополнительные затраты для компании, которые могут быть весьма значительными.
• Административная ответственность: В случае серьезных нарушений может наступить административная ответственность руководства компании. Это может включать в себя как штрафы, так и другие административные меры воздействия.
• Испорченные отношения с сотрудниками: Неверное начисление выплат может привести к недовольству среди сотрудников, что негативно скажется на общем моральном климате в коллективе и может повлиять на продуктивность работы.
• Репутационные риски: Ошибки в расчетах могут негативно отразиться на репутации компании как работодателя, что усложнит привлечение новых квалифицированных специалистов в будущем.

Чтобы избежать таких последствий, работодателю необходимо тщательно следить за актуальными изменениями в законодательстве и регулярно обновлять свои внутренние процедуры. Важно также проводить обучение сотрудников, отвечающих за расчеты, и применять современные программные решения для автоматизации этого процесса.

Правильное начисление выплат не только обеспечивает выполнение юридических обязательств компании, но и способствует созданию доверительных отношений с сотрудниками, поддерживая их лояльность и мотивацию.

Отчет о временном отсутствии: важные детали для учета

При расчете компенсаций, связанных с временной нетрудоспособностью работника, необходимо учитывать не только базовые аспекты, но и специфические условия, которые могут варьироваться в зависимости от формы ведения бухгалтерского учета и внутренних политик компании.

Обязательные элементы отчета о временном отсутствии

Элемент	Описание
Период отсутствия	Дата начала и окончания временной нетрудоспособности сотрудника.
Расчетная база	Основание для расчета компенсации: средний заработок или иной финансовый критерий.
Выплаты	Сумма, выплаченная сотруднику в период его отсутствия.
Начисления	Дополнительные начисления, если применимо (например, пособия по социальному страхованию).
Налогообложение	Налоговые аспекты компенсаций, подлежащие учету.

Правильное составление отчета о временной нетрудоспособности с учетом всех перечисленных элементов позволяет не только соблюдать законодательные требования, но и обеспечить четкость и прозрачность финансовых операций внутри организации.

Как учесть оплату временной нетрудоспособности в учете персонала

Один из важных аспектов управления персоналом включает в себя правильное учетное отражение временной нетрудоспособности сотрудников. Этот процесс не только обеспечивает соблюдение законодательных норм, но и имеет значительное финансовое значение для организации.

Шаг 1: Определение основных параметров

Прежде всего, необходимо определить ключевые параметры, влияющие на расчет временной нетрудоспособности сотрудников. Это включает длительность больничного, размер выплаты и тотальное количество дней отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Шаг 2: Разработка системы учета

Для эффективного учета временной нетрудоспособности необходимо разработать соответствующую систему, которая учитывает как законодательные требования, так и внутренние процедуры организации. Это включает создание специальных учетных записей и процессов проверки информации о больничных листах.

Шаг 3: Оптимизация процесса учета

Для снижения вероятности ошибок и оптимизации процесса учета временной нетрудоспособности необходимо внедрить автоматизированные решения. Это может включать использование специализированного программного обеспечения для учета персонала и автоматизации расчетов по больничным.

Шаг 4: Обучение персонала

Эффективное управление временной нетрудоспособностью также требует компетентности сотрудников, ответственных за учет и расчеты. Регулярное обучение персонала по актуальным аспектам законодательства и внутренним политикам организации помогает минимизировать риски и обеспечить точность данных.

Заключение

Учет временной нетрудоспособности сотрудников является важной частью управления персоналом, которая требует системного подхода и строгого соблюдения законодательных норм. Правильное ведение учета не только снижает финансовые риски для организации, но и способствует поддержанию справедливости и доверия среди персонала.

Оформление медицинских справок для дистанционных сотрудников

Один из ключевых аспектов, который требует внимания при работе с удаленными сотрудниками, заключается в правильном оформлении документов, подтверждающих временную нетрудоспособность. Этот процесс включает не только организацию процедур и сроков, но и соблюдение всех юридических норм, касающихся медицинских справок и их доставки.

Особенности удаленной работы зачастую требуют дополнительных усилий как со стороны сотрудника, так и со стороны работодателя. Важно учитывать, что оформление медицинских документов должно соответствовать всем регулятивным требованиям, чтобы избежать возможных юридических последствий в будущем.

Работодатели, предоставляющие возможность работать удаленно, должны обеспечить своих сотрудников инструкциями по правильному оформлению медицинских справок. Это включает информацию о процессе подачи документов, сроках и требованиях к содержанию справок, чтобы избежать задержек в оплате больничного или других возможных неудобств.

Важным аспектом является также обеспечение конфиденциальности медицинских данных дистанционных сотрудников. Работодатель обязан обеспечить защиту персональной информации и соблюдение всех норм, регулирующих передачу и хранение медицинских данных.

Помимо этого, работодатели должны учитывать специфические требования, которые могут возникнуть в случае, если дистанционный сотрудник находится в другом регионе или стране. Это включает в себя не только различия в законодательстве, но и в особенностях локальной медицинской практики.