Оформите официальный письменный мандат, предоставляющий другому лицу полномочия на заверение счетов-фактур от имени организации. Это часто требуется, когда директор или главный бухгалтер не может подтвердить налоговые формы. Ниже приводится структурированная схема такого документа о делегировании полномочий.
Ключевые элементы, которые необходимо включить
- Данные об эмитенте: Полное юридическое название организации, идентификационный номер налогоплательщика, адрес и контактная информация.
- Уполномоченное лицо: Полное имя, должность и паспортные данные (если применимо) лица, получающего права на делегирование.
- Сфера действия: Четкое указание на то, что данному лицу разрешено подтверждать платежные документы, включая серийные и номерные данные этих документов.
- Продолжительность: Определенный срок, с четкой датой начала и окончания, или заявленный как продолжающийся до отмены.
- Подписи: Мокрая печать компании и подпись директора или другого законного представителя.
План документа
- Заголовок: «Авторизационное письмо»
- Номер и дата документа: Присвоенный последовательный идентификатор и дата выпуска
- Основная часть: Текст, уполномочивающий конкретного сотрудника заниматься заверением финансовых форм со ссылкой на налоговые кодексы или внутреннюю политику
- Юридическая ссылка: При необходимости включите ссылки на применимые статьи налогового или гражданского законодательства.
- Верификация: Подпись назначенного лица, подтверждающая получение и согласие с ответственностью.
Поддержание стандартного формата упрощает проведение аудита и сокращает задержки в обработке. Шаблоны должны надежно храниться и ежегодно обновляться. Убедитесь, что все биллинговые записи, утвержденные в рамках такого делегирования, можно отследить и сдать в архив.
Образец доверенности на подписание счета-фактуры
Используйте прилагаемый образец для оформления разрешения на подписание счета-фактуры от имени юридического лица. В данном документе укажите:
- Полное юридическое наименование и регистрационный номер грантодателя, указанный в учредительном документе;
- Полное имя, должность и идентификационный номер грантополучателя (паспорт или корпоративный идентификатор);
- Точный номер счета-фактуры (например, INV-2025/045) и формат даты (ДД.ММ.ГГГГ), на которую разрешено выписку;
- Срок действия, указанный с четкими датами начала и окончания (например, 01.06.2025-30.06.2025), чтобы избежать двусмысленного толкования;
- Фраза «выдано доверенностью» с последующей ссылкой на внутренний приказ или резолюцию совета директоров, разрешающую делегирование.
Ключевые элементы
Включите пункт, подтверждающий, что получатель гранта уполномочен исключительно на подписание счетов-фактур, обозначенных номером и датой; дополнительные типы документов не предусмотрены. Блок для подписи должен содержать:
- Печатные имя и должность праводателя;
- Печатные имя и должность получателя;
- печать организации или сведения о нотариальном заверении, если это требуется в соответствии с местным законодательством;
- Строки подписи с точными датами в формате ДД.ММ.ГГГГ для подтверждения момента подписание;
- Пометка «выдан как образец доверенности», связывающая данный проект с внутренним реестром.
Инструкции по исполнению
После заполнения всех полей праводатель подписывает документ с доверенностью, затем правополучатель ставит подпись и дату на подписание счета-фактуры. Храните копию этого подписанного образца в финансовом отделе и прикрепляйте его к соответствующему файлу счета-фактуры. Убедитесь, что каждый лист пронумерован (например, «1 из 2») и на каждой странице проставлены инициалы. Сохраняйте оригинал до окончательного расчета по сделке, а затем архивируйте в соответствии с корпоративной политикой хранения.