К 31 декабря 2024 года все организации должны обеспечить полную интеграцию с обновленной структурой для отслеживания персонала, связанного с обязанностями по национальной обороне. Это требование распространяется на все организации, в которых работают люди, подпадающие под правила ведения военной документации. Несоблюдение этого требования приведет к административным проверкам.
В период с 1 ноября по 31 декабря должна быть завершена проверка связи с централизованной базой данных призывников. Эта система работает через «Госуслуги» и напрямую связывает внутренние записи каждого работодателя с базой данных призывников на государственном уровне. Обеспечение надлежащей синхронизации в этот период позволяет избежать юридических и процедурных задержек в 2025 году.
Данные о каждом сотруднике, подпадающем под действие правил призыва на военную службу, должны совпадать как на местной, так и на федеральной платформах. Это включает в себя точное присвоение категорий призывников, статус отсрочек и соблюдение правил документирования в рамках новой электронной системы призыва. Любые несоответствия на этом этапе могут привести к обязательным аудиторским проверкам или невозможности доступа к соответствующим государственным услугам.
Проанализируйте, как обрабатывается и подается информация о призывниках, совместно с внутренними HR-подразделениями или привлеченными специалистами по соблюдению нормативных требований. Не полагайтесь только на устаревшие форматы; перейдите на цифровое взаимодействие через шлюз штата для своевременного обновления информации о призывниках. Это позволит обеспечить актуальность учетной записи каждого работодателя на центральном портале учета.
Переходный период завершается. Активное согласование с единой книгой воинского учета не является необязательным. С 1 января 2025 года данные о призывниках, поданные по неутвержденным каналам, больше не будут приниматься.
Кто и по каким критериям должен предоставлять данные о сотрудниках в регистр
Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, имеющие сотрудников по трудовым договорам, должны предоставить информацию в централизованную службу до 31 декабря 2024 года. Отчетность обязательна вне зависимости от размера и сферы деятельности.
Критерии предоставления
- Наличие сотрудников-мужчин в возрасте от 18 до 60 лет или сотрудников-женщин с военным образованием или послужным списком.
- Занятость по официальным трудовым договорам, включая неполный рабочий день и срочные контракты.
- Доступность личных данных сотрудников, необходимых для целей военного слежения.
Что нужно сделать
- Создать учетную запись на с повышенным статусом верификации.
- Получить доступ к специальному разделу, связанному с мониторингом персонала, через учетную запись организации.
- Загрузите записи, используя утвержденную структуру данных, совместимую с цифровой платформой.
- Обеспечьте синхронизацию с кадровыми документами, ведущимися внутри организации, для соответствия реестру.
Предоставление данных согласовывается с государственной системой воинского учета. Период передачи данных начинается 1 ноября 2023 года и заканчивается 31 декабря 2024 года. После этой даты отслеживание соблюдения требований будет осуществляться через реестр.
Бездействие в указанный срок может привести к официальным запросам со стороны надзорных органов. Во избежание осложнений работодателям рекомендуется начать сбор данных заблаговременно.
Какая информация о сотрудниках должна быть загружена до 1 ноября 2024 года
До 1 ноября 2024 года работодатели должны загрузить данные о сотрудниках в государственную цифровую систему призыва для тех, кто подлежит воинскому учету. Это касается граждан мужского пола в возрасте от 18 до 60 лет, имеющих российское гражданство и официально трудоустроенных по трудовым договорам.
Данные должны быть представлены по всем сотрудникам, принятым на работу в период с 1 января по 31 декабря 2024 года, включая тех, кто работает удаленно или неполный рабочий день. Если у сотрудника несколько мест работы, каждая организация должна предоставить свой набор данных.
- ФИО
- Дата и место рождения
- Статус гражданства
- Тип и номер документа, удостоверяющего личность
- Адрес проживания и место фактического пребывания
- Образование и квалификация
- Название работы и должность
- Статус воинского учета (при наличии)
Загрузка осуществляется через аккаунт работодателя на платформе Госуслуг. Передача данных связана с единой учетной записью, авторизованной для взаимодействия с реестром по воинскому учету.
Этот шаг необходим для приведения трудовых книжек в соответствие с цифровым реестром. Убедитесь, что ваши системы управления персоналом синхронизированы и подготовлены. Используйте официальный чек-лист для проверки полноты заполнения перед отправкой.
Контрольный список для отделов кадров: Шаги, которые необходимо выполнить в период с 1 ноября по 31 декабря 2024 года
Убедитесь, что учетная запись компании на портале госуслуг активна и привязана к организационному профилю работодателя. Без аутентифицированной точки доступа загрузка данных в электронную базу данных персонала будет заблокирована.
Проверьте всех сотрудников мужского пола в возрасте от 18 до 30 лет. Система отслеживает их на основании регистрации на центральной платформе призыва. Убедитесь в отсутствии расхождений в датах рождения и статусе гражданства, чтобы избежать отказа системы.
Обновите внутренние кадровые документы для всех сотрудников, подлежащих призыву. Платформа сверит их с централизованной базой данных. Любое несоответствие приведет к проблемам с соблюдением требований.
Экспортируйте структурированные кадровые данные из внутренних систем в требуемом формате. Используйте только шаблоны, опубликованные на официальном правительственном портале. Устаревшие или измененные вручную файлы будут возвращены с ошибками.
Запустите безопасную загрузку данных на электронную платформу призыва не позднее 20 декабря. Обработка может занять несколько дней, а отправка после 31 декабря вызовет административные запросы.
Зарегистрируйте все подтверждения загрузки и квитанции о подтверждении от платформы. Сохраните их вместе с документами по заработной плате на 4 квартал 2024 года. Они могут потребоваться в ходе проверок или аудитов в следующем отчетном году.
Назначьте ответственного сотрудника с правами доступа для отслеживания сообщений о статусе на платформе. Автоматические сообщения об отклоненных записях могут потребовать немедленного исправления.
Задокументируйте весь процесс, включая предпринятые шаги, даты, ответственный персонал и любые системные сообщения. Этот журнал служит официальным доказательством соблюдения национальных требований к электронной базе данных призывников.
Штрафы для работодателей, не соблюдающих требования по предоставлению данных о военном учете
Предоставить данные в электронный список призывников до 30 ноября 2024 года — несоблюдение этого срока влечет за собой административную ответственность. Работодатели, ответственные за ведение личных дел, должны зарегистрировать годных к службе сотрудников в единой системе учета и проверить записи через платформу госуслуг.
Что необходимо сделать до 31 декабря 2024 года
- Перенести все существующие данные о военнослужащих в электронный реестр.
- Убедиться, что каждый сотрудник, обязанный встать на учет, имеет учетную запись на госуслугах.
- Перепроверяйте записи с региональными отделами воинского учета.
Санкции за несоблюдение требований
- Штрафы до 50 000 рублей для организаций, игнорирующих обновления реестра.
- Персональная ответственность для HR-специалистов, нарушивших процедуру, — от 3 000 до 5 000 рублей за каждый случай.
- Штрафы возрастают, если несоблюдение продолжается в течение нового отчетного периода — особенно после 1 января 2025 года.
Точность данных подлежит проверке военкоматами, а по результатам проверки работодатель может быть лишен доступа к функциям госуслуг. Следите за тем, чтобы все было сделано правильно и вовремя: ведение воинского учета в электронном реестре теперь является обязательным.
Используйте приведенный ниже чек-лист, чтобы избежать санкций:
- Определите сотрудников, подпадающих под требования воинского учета.
- Убедитесь, что текущие записи соответствуют паспортным и военным билетам.
- Подтвердите синхронизацию с реестром через систему госуслуг.
Как проверить, подключена ли ваша организация к системе обмена военными данными
Чтобы проверить, подключена ли ваша компания к системе данных воинского учета, воспользуйтесь порталом государственных услуг («Госуслуги»). Это можно сделать через учетную запись организации. Подключение требуется всем работодателям, ведущим кадровый учет, подлежащий призыву на военную службу.
С 1 ноября 2024 года взаимодействие с централизованной системой воинского учета является обязательным. Этот процесс предполагает техническую привязку кадровой базы вашей организации к сети военных данных. Без этой связи передача данных об военнообязанных сотрудниках не будет осуществляться.
Зайдите в свою учетную запись ГосУслуги, перейдите в раздел организационных интеграций и найдите раздел, связанный с взаимодействием с военными данными. Если статус вашего подключения не отображается или отмечен как неактивный, значит, настройка еще не завершена.
Начальный этап продлится до 31 декабря 2024 года. В течение этого периода работодатели должны зарегистрироваться в централизованной системе учета призывников и активировать канал передачи данных. Для этого необходимо создать верифицированный профиль организации, назначить роли доступа и подать цифровую заявку на подключение к военному учету.
Для подтверждения своего статуса используйте следующий контрольный список:
- Зарегистрированная учетная запись на ГосУслуги для организации
- Права доступа назначены лицу, ответственному за учет призывников
- Цифровая заявка подана через платформу
- Получено подтверждение подключения и статус отмечен как «Активный»
- Тестовый обмен с реестром призывников успешно завершен
Это не является факультативным. Для каждой компании, на которую распространяются обязанности по ведению воинского учета, интеграция необходима в указанный срок. Подключение к реестру гарантирует, что ваши данные о персонале будут правильно и своевременно поступать в государственную систему призыва.
Критерии включения и исключения из военного реестра
К сотрудникам, подлежащим воинскому учету, относятся все лица мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, состоящие на воинском учете в военкомате. Начиная с ноября 2024 года, эти лица должны быть включены в единую систему учета состояния военной службы. Работодатели обязаны обеспечить внесение этих сотрудников в базу данных до 31 декабря 2024 года, иначе им грозят штрафы за несоблюдение требований.
Исключения распространяются на сотрудников, которые в настоящее время проходят службу в вооруженных силах, студентов и тех, кто имеет статус отсроченной или освобожденной от военной службы. Кроме того, от включения в реестр могут быть освобождены лица с определенными состояниями здоровья при наличии соответствующих документов от медицинских учреждений. Работодателям необходимо регулярно обновлять свои кадровые документы, обеспечивая тем самым соблюдение требований системы регистрации.
Для надлежащего ведения реестра работодатели должны проверять статус всех сотрудников мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет не реже одного раза в год, особенно в период до конца каждого года. Это позволит обеспечить правильное отражение в реестре любых изменений, таких как освобождение или отсрочка. Работодатели должны использовать портал государственных услуг для проверки и обновления военного статуса своих сотрудников. Несоблюдение этого требования может привести к административным штрафам или другим юридическим последствиям.
Как новый военный реестр повлияет на отчетность в 2025 году
С 31 декабря 2024 года все компании в России должны обеспечить соответствие новой системе учета военной службы. В основе этого перехода лежит внедрение централизованного реестра, который станет основным инструментом контроля за состоянием призывников и действующих военнослужащих. Работодатели будут обязаны вносить сведения о персонале в государственный реестр военнообязанных через официальный портал государственных услуг.
Работодатели должны в приоритетном порядке выполнить следующие действия, чтобы быть готовыми к новой системе:
Введение этого реестра изменит порядок учета военной службы. Работодатели должны обновить свои кадровые документы и обеспечить их соответствие новым правилам. Реестр станет единой точкой отсчета для воинских обязанностей, что упростит отслеживание и обновление военного статуса сотрудников.
Компаниям следует включить в свой рабочий процесс контрольный список, чтобы обеспечить выполнение всех требований. Для этого необходимо не только предоставить данные о сотрудниках, но и проверить возможные несоответствия. Работодатели должны знать, что требуется в реестре, и действовать соответствующим образом, обеспечивая точность и актуальность данных о своих сотрудниках.
Переход на эту систему — значительное изменение, и работодателям придется быстро адаптироваться, чтобы обеспечить соблюдение сроков и нормативных требований. Несоблюдение новых правил ведения реестра может повлечь за собой штрафные санкции, поэтому работодателям следует незамедлительно внести необходимые изменения.